Como eu me organizo

Para mim organização é ter certeza de que minha vida não está sendo desperdiçada com o que não acrescenta conhecimento nem com o que me afasta dos meus objetivos. Algumas pessoas me perguntam como eu me organizo.  Eu sempre digo que minha organização está em constante mudança e depende do meu momento de vida.
Porque eu acredito que a organização é um modo de vida e ela tem de seguir a sua realidade e as suas mudanças.  Se estou em um momento de poucos projetos e atividades a organização exigirá menos recursos. Já quando estou com mais preciso de mais recursos.
Mesmo sendo bem tradicional e tendo uma base de organização bem fixa, eu gosto muito de experimentar novas opções, principalmente quando são recomendadas pelas pessoas que são referências para mim nesses temas. Algumas eu incorporo, outras entendo que não são pra mim e vou seguindo.
Então vou falar do que estou usando atualmente para me organizar.

AGENDA
Esse ano estou usando três agendas. Sim! Três agendas! :mrgreen: Duas físicas e uma digital.
Calma,  eu não rasguei os mandamentos da organização kkkkk, vou explicar.  Nos últimos anos o meu uso da agenda de papel mudou muito e incorporei o caderno de tarefas a ela.
Então,  hoje minhas agendas são o que norteiam o meu dia. Eu anoto as tarefas com datas – ou seja,  tudo que tenho que fazer em determinado dia – na agenda.
E uso o caderno de tarefas só para aquelas que não tem prazo.
Por isso tenho duas. Uma para o trabalho e outra para o pessoal e os outros projetos. 

E a digital é destinada aos compromissos de fato. Uso a Google Agenda, pois posso ter várias (em alguns momentos separo as de algum projeto específico), e compartilhar. 

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A agenda do trabalho é um planejador semanal como falei nesse post.   E é nela que vejo tudo que tenho que fazer no dia. Desde um novo projeto a responder/enviar um email.
A agenda pessoal é um planner, com visão semanal também, e que comanda todo o resto da minha vida, rsrs. De publicar aqui no blog a marcar uma consulta,  passando por dar parabéns a fulano.

O planner,  inclusive,  é algo que estou testando. Sempre usei agenda diária e no ano passado usei um planner em arquivo – que vc imprime as páginas conforme precisa – e esse ano estou usando um completo. No fim do ano conto pra você qual vai ser o eleito para o ano que vem, se não surgir uma outra opção para testar kkkkk.

Na sexta-feira eu tiro um tempo no fim do dia para anotar na agenda do trabalho o que terei de fazer na próxima semana em cada dia. Sempre deixando uma margem para os imprevistos, afinal trabalho no RH gente kkkkk. E todo dia batalho para ticar todas as tarefas planejadas para ele. E não termino a semana sem estar com todas as tarefas cumpridas e ticadas (ticar é como chocolate pra quem é organizada 😝😝).  E no domingo faço o mesmo com a agenda pessoal. Claro que nas duas ao longo da semana vou acrescentando o que surge e já anoto algo que tenha de fazer em algum dia da semana seguinte, só que dedico um tempo específico para planejar a próxima semana.  Afinal,  planejando é que garantimos o andamento da realização dos nossos objetivos,  lembra? 😉

FINANÇAS
Eu sempre digo que se você não controla as finanças elas te atropelam.
Eu vigio as minhas bem de perto.

Mesmo sendo uma boa gastadeira, sei exatamente onde meu dinheiro vai e digo com muito orgulho que não perco o prazo de pagar minhas contas.

Eu uso planilha de controle há anos e adoro. Só que como boa fã do papel, uso um caderninho para anotar diariamente os meus gastos do dia-a-dia, e depois passo para a planilha. Nele divido em 04 categorias básicas: crédito,  débito,  ticket e dinheiro. E na planilha sigo as categorias lá definidas,  que são baseadas no tipo de despesa e não em como foram pagas.
Esse ano estou experimentando o Kakebo, que é um método japonês consolidado em formato de livro, esse da foto aí embaixo. Ele une as duas formas que uso – o gasto diário e as contas mensais – além de propor metas para cada mês.  Estou gostando muito, depois vou fazer um post explicando mais sobre ele.

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PRODUTIVIDADE
Nos tempos modernos a quantidade de opções de aplicativos e gadgets é absurda.  Tenho sempre o cuidado de não me deixar levar, pois se você não vigiar fica com a vida fatiada pra todos os lados.
Para a parte de produtividade e gestão do tempo uso três itens,  sendo dois no celular e um no computador.  No micro uso o Neotriad, do Christian Barbosa, que é um sistema de gerenciamento de tarefas,  projetos e compromissos. Apesar dele ser muito completo e oferecer relatórios incríveis eu o uso, basicamente, para as tarefas do trabalho, pois o uso no computador, para medir o tempo de execução das tarefas. 

Você não consegue se planejar de forma adequada, se não souber quanto tempo leva para executar cada tarefa.

No celular uso o Notes, que já vem no Android,  para anotações rápidas e lembretes quando não estou com a agenda em mãos. Ele é o meu caderno de anotações.
E também no celular uso o Evernote (que também uso no micro quando preciso)  que hoje é o meu principal gerenciador de arquivos. Ele é um sistema de gerenciamento muito completo e com mil possibilidades de adaptação segundo a sua necessidade, que tem como ponto principal a sincronização dos dados entre celular, web e computador. Todo material que escrevo, que consulto,  que guardo, que quero ter acesso rápido, etc, está nele.  Se você me emprestar um livro hoje quando eu te devolver as partes que mais se destacaram pra mim estarão no evernote, com uma etiqueta com o nome do livro dentro do caderno de livros lidos. Os meus rascunhos dos posts pra cá são escritos lá.  O link para a inscrição do Treinamento Você está salvo lá.  Enfim,  muita coisa está lá,  rsrs  e te digo que ainda tenho muito a evoluir no uso dessa ferramenta, pois as opções são muitas.

QUANDO O BICHO PEGA
Às vezes,  tudo acontece ao mesmo tempo e você tem a sensação de que não vai dar conta de fazer e lembrar de tudo que precisa.

Quando minha vida está assim eu dou Graças a Deus por ter minha rotina estruturada e recorro a todas as memórias auxiliares que posso.
Me valho do alarme do celular,  já experimentou? Quando tenho que lembrar de pegar alguma coisa em casa a noite pra levar pro trabalho,  por exemplo,  eu programo um alarme para o horário que sei que estarei em casa.

E recorro ao meu adesivo lousa, da foto abaixo, que fica na porta do meu armário. Nele anoto aquilo que tenho de lembrar até fazer (mesmo que seja me lembrar de ser grata) por alguns dias. Normalmente eu uso quando mudo a rotina matinal ou noturna, ou quando tenho que fazer a declaração do IR, rsrs, por exemplo.

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É isso! É assim que eu me organizo.  Não sou uma control freak que acho que vai morrer se não estiver com tudo nos trilhos.  Só busco me valer de soluções que me ajudem a ter tempo para fazer tudo que preciso e administrar a minha vida da melhor forma possível. 

Agenda Compartilhada

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Fonte: Google

Com a enxurrada de opções de gadgets que temos hoje é fundamental escolher poucos para aproveitar ao máximo as suas funcionalidades.

Sou muito fã e defensora do papel e caneta, mas nos dias atuais precisamos nos valer das facilidades que a tecnologia nos oferece para dar conta dos papéis que desempenhamos. E verdade seja dita nossa vida está no smartphone, rsrsrs.
Eu uso e muito um aplicativo no celular, a Google Agenda (ou calendar), para garantir o controle dos meus compromissos. Desde a aula do Pilates 2 vezes por semana até melhor festa de final de ano até agora (sim! Já está na minha agenda a festa de dezembro!).

Em outro post te conto a infinidade de recursos da google agenda hoje vamos nos ater a falar da 38ª maravilha moderna do mundo, rsrsrs que é a agenda compartilhada. Se você tem um gmail, você tem acesso a todos os aplicativos do Google, incluindo a agenda.

A principal vantagem é que você pode acessar pelo computador, tablet ou celular e por várias pessoas.

Como o próprio nome já diz, a ideia é que mais de uma pessoa possa acessar – e alterar – as informações cadastradas na agenda de onde quer que esteja.

Como te permite criar várias agendas, você pode definir com quem quer dividir cada uma e definir uma cor que a identifique. Pode até definir quem poderá alterar a agenda.
Assim é possível estabelecer diferentes destinos para cada agenda.
É possível ter uma agenda do filho que os pais compartilham, uma agenda daquele projeto do trabalho com pessoas de diferentes departamentos, uma agenda com as pessoas do administrativo da sua empresa, da secretária com o gestor, uma agenda do casal, e outras mil possibilidades.

Uma agenda compartilhada é uma estratégia muito efetiva para diminuir os problemas de comunicação, por que não fica na dependência da memória das pessoas envolvidas. Você pode consultar pelo celular antes de marcar um compromisso, o que já vai evitar que marque dois compromissos pro mesmo horário, tanto pra você quanto para os demais envolvidos. Afinal, #quemnunca fez altos planos pro fim de semana e depois descobriu que já tinha uma festa marcada a meses, do melhor amigo do seu marido?

Além disso, é uma ferramenta de produtividade incrível porque você consegue ter uma visão clara dos seus compromissos e com quem eles serão. Ficará mais fácil você se preparar para uma reunião daquele projeto, quando ver a cor da agenda dele entre os compromissos da semana seguinte.

É claro que criar uma agenda compartilhada não te dá o direito supremo de marcar compromissos com as pessoas, ou para as pessoas, sem consultá-las. Porém te possibilitará não marcar um almoço de domingo com a sua mãe por que já está agendado – na sua agenda de casal – um almoço de domingo com a sua sogra, ou com o casal de amigos do seu marido. E vai impedir que sua secretária diga, para um cliente importante, que você estará na empresa tal dia quando na verdade estará viajando.

É claro, que estou aqui te contando a minha experiência e a minha opinião, e como todas as opções quando se fala de aplicativos,  a agenda compartilhada precisa ser testada por você. Explore as opções que o Google Agenda te oferece, teste por uma semana para ver o que funciona pra você. Crie a sua – se ainda não usava – e mais duas compartilhadas e programe compromissos mesmo que fictícios. Combine com duas pessoas e testem para ver como se adapta com as diferentes cores que aparecerão no seu calendário, use a opção de visualizar semanal e mensal, teste os tipos de lembrete (e-mail, celular, uma semana, um dia, uma hora, etc) para ver o que e como funcionará para você. E então aplique no seu dia-a-dia.

E vamos combinar, né?  Agenda não se preenche sozinha, nem manda lembretes por pensamento, beleza? Kkk
Quando falo em usar é usar.  Cadastrar os compromissos,  olhar a agenda logo no início e no fim do dia, configurar os lembretes pra quando o compromisso exigir uma preparação e o que mais for necessário.

E você? Já usa agendas compartilhadas? Se sim, conta nos comentários para que finalidade você usa para inspirar outros amigos ;).

Um abraço,
Gheyza Oliveira

O registro dos objetivos de curto, médio e longo prazo te levarão mais longe

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“Se não importa para onde vai, não importa que caminho vai tomar”. Alice no País das Maravilhas

Ter consciência do que se quer e para quando quer. É disso o que se trata,  para mim, quando falamos de estabelecer objetivos.
Não se trata de nada engessado e quadrado, não é regra que você morrerá se não cumprir exatamente o que escreveu naquele prazo, rsrs. 
É ter uma direção a seguir, para te nortear na hora de fazer escolhas. Seja para que área da vida for, as decisões são mais favoráveis quando elas tem um embasamento. E os objetivos nos ajudam a ter esse embasamento. Se tenho uma meta de economizar x reais por mês por conta do meu objetivo do plano de aposentadoria, isso irá embasar a minha decisão de não comprar algo fora do orçamento, por exemplo.

Objetivo é aquilo que desejamos alcançar  através de uma ação clara e explícita. É aquilo que nos move.  É a nossa bússola. Um objetivo se desdobra em metas, que se desdobra em tarefas e/ou ações.

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Como você já deve ter percebido, eu sempre bato na tecla de ter a consciência dos seus objetivos. Eu acredito que sem consciência de quem somos e do que queremos, simplesmente seguimos a vida sendo guiados pelos objetivos dos outros. Que nos demandam coisas e necessidades que eles já tem consciência de que precisam. E quando nos damos conta, os anos já passaram e apesar de estar sempre em movimento e “na correria” não alcançamos os nossos grandes sonhos, pelo simples fato de que eles não nortearam as nossas decisões diárias.

Registre seus objetivos, saiba de cor quais são e por que eles são importantes. Tenha os como um norte mesmo.

Então vamos falar sobre a divisão dos objetivos na linha do tempo, os objetivos de curto, médio e longo prazo.

Objetivos de longo prazo são aqueles objetivos a serem alcançados em um prazo acima de cinco anos. Pode ser 10, 20, 30 também,  rsrs. Aqui entram também os objetivos de vida, além do que se quer ter o que você quer ser. 
A mestra Thais Godinho,  do blog Vida Organizada ,  diz– e eu concordo – que os objetivos de longo prazo devem ir além e incluir os planos pra vida mesmo: objetivos de como quer ser lembrada, como quer ter vivido , o que quer ver quando olhar pra trás no fim da vida. Quer ter tido liberdade financeira?  quer ter sido referência na sua profissão?  quer ter sido o melhor pai, a melhor mãe? quer ter sido muito feliz? Inclua esses objetivos na sua lista. 
Defina quais são os seus objetivos pensando no que quer para daqui a cinco, dez anos, para a sua vida. Tenha em mente as grandes áreas da sua vida – familiar, profissional, espiritual, patrimonial, etc – e defina os seus objetivos.
Agora, defina poucos objetivos de longo prazo para que não se sinta sobrecarregada e desista deles pelo caminho por achar que não dará conta.

Os objetivos de médio prazo são aqueles acima de um ano a até cinco anos. São aqueles desejos que ainda não foi possível realizar por que exige um pouco de planejamento, sabe? Aquela viagem ao exterior, ter filho, casar, ter um carro, etc Lembre-se ao definir os seus objetivos de médio prazo que eles devem contribuir para os de longo prazo, assim fica mais

Os objetivos de curto prazo são o agora, os objetivos para até um ano. São os objetivos mais práticos e do dia-a-dia. Eles são os degraus para os objetivos de médio e longo prazo, é o que você pode fazer hoje para conseguir alcançar aqueles objetivos. Se você colocou como objetivo de médio prazo fazer uma viagem para o exterior, defina um objetivo de curto prazo de juntar x reais por ano ( ou por mês) até a data da viagem e um de estudar o idioma do país pra onde vai, por exemplo.

Uma vez seus objetivos traçados destrinche-os em metas e ações. Por que é aí que a ação começa.

Revise sempre seus objetivos,  eles precisam estar claros na sua cabeça para te conduzir no caminho certo. E não se acanhe de mudar de objetivos,  estamos sempre passando por mudanças, por aprendizados e isso se refletem nos objetivos.

Eles tem de refletir você, ok?

Então mãos a obra!
 

Um abraço,
Gheyza Oliveira

Bullet Journal – o que é e como usar

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Organização exige vontade e disciplina no início, mas depois torna-se algo natural e orgânico. Quando vira hábito, naturalmente realizamos as atividades de forma mais organizada. Ontem falei com uma amiga, que me dei conta que tenho uma tarefa grande se aproximando e na mesma hora já me “baixou” um check-list rsrsrsrs.

Então, meu convite hoje é para você que quer iniciar uma organização de forma eficiente. Minha amiga Carol me pediu esse post então lá vai.

Conheça o Bullet Journal, ele é uma ferramenta ótima para quem quer iniciar de uma forma mais simples e prática.

Bullet Journal é um sistema que podemos definir como o uso de um caderno que concentra todas, ou quase todas, as suas atividades.  Ele é ideal para pessoas que tem o hábito de espalhar em diferentes locais o que precisa fazer e acaba se perdendo. Sabe aquele monte de “post-it“e papéis de rascunho que você anota e acaba esquecendo onde colocou? Junte tudo no Bullet e tenha controle do que precisa ser feito e de como estão andando os seus projetos.

Normalmente as pessoas usam um caderno estilo “Moleskine” com folhas quadriculadas para o Bullet, como na foto abaixo. Só que ao meu ver você pode começar com o caderno que já tiver aí agora,  afinal o importante é começar. 😉

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Vamos a como funciona

O sistema ensina a você numerar as páginas do caderno e na primeira página dupla escrever Índice onde irá colocar os meses e ao lado de que página a que página foi. Assim poderá achar mais facilmente as informações indo direto a página,  caso saiba o mês. Escreva só os meses, e no fim de cada mês anote as páginas usadas para aquele mês.  Ex. Março – 25 a 38.
Isso permite começar a qualquer momento a implementação desse sistema em contrapartida da agenda que fica com as páginas em branco.

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Na próxima página, coloque o mês no topo e liste os dias do mês como número e como letra do dia da semana. Ex. 1- Q, 2 – S. Ao lado de cada dia coloque o objetivo para aquele dia ou a tarefa número 0 (aquela que você morre se não fizer, sabe? kkkkk) . Se preferir, pode deixar para anotar no final do dia e escrever o seu grande sucesso do dia.

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Na página ao lado já comece o seu bullet propriamente dito. Anote o dia no topo e liste as tarefas a serem realizadas com um quadradinho no início para que você possa marcar quando concluir, como mostra a foto abaixo. Nesse caso, não precisa priorizar, vá listando conforme for lembrando e pode acrescentar ao longo do dia.

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O sistema tem uma simbologia própria para facilitar a diferenciação dos tipos de atividades,  já que estão todas em lista. Essas da imagem são as básicas e você pode criar a sua própria se preferir, usando cores, inclusive, no lugar dos símbolos.
Como as referências são em inglês segue um mini glossário:

Task = tarefa
Subtask = subtarefa ou ação “desdobrada” de uma tarefa
Event = evento ou compromisso
Explore = pesquisar
Priority = prioridade
Completed = completa
Note = Anotações

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Quando você não consegue fazer ou terminar a tarefa, você deixa o quadradinho em branco. No dia seguinte você olha a sua lista do dia anterior, e verifica se ficou algum quadradinho em branco e passa para o novo.
Há pessoas que orientam que você leve as tarefas não realizadas em um mês pro outro, eu acho muito tempo e sugiro que leve pro próximo dia, pra não se perder. 

É isso! Viu como é simples?

Você pode incrementar e ter listas fixas de compras, cardápio da semana, livros para ler ou o que sua criatividade mandar. Coloque no índice onde estão para facilitar a busca.

Minhas considerações

Esse sistema é bem funcional para quem está começando a se organizar. Pois é um grande passo por já concentrar os afazeres de uma forma simples e prática.
Para mim, ele é exatamente isso: um primeiro passo simples e fácil, para quem quer criar o hábito de se organizar e já desistiu de agenda e papeizinhos. Que no fim você ainda depende de outros aplicativos, ou da sua memória,  uma vez que ele não te permite já anotar atividades para dias futuros, o que é pouco producente.

Considero que a legenda foi uma ótima solução para que possamos colocar outros tipos de ações no bullet que não seja do tipo “feito ou não feito” dando mais abrangência a lista a ser feita.

E definitivamente o ponto alto do bullet é a flexibilidade,  por serem páginas em branco você pode fazer anotações, abaixo das tarefas daquele dia, sem atrapalhar o dia seguinte.  Então, as anotações de um curso ou reunião vão ter todo espaço do mundo dentro do dia que você participou e estará a mão qd precisar. Pode ainda criar uma lista de um projeto novo no meio do caderno. Ou pode pular os dias de férias e retomar na mesma página quando voltar.

E o ponto baixo é que é totalmente no papel,  se esquecer seu caderno em casa ou no trabalho não terá como resgatar o que precisa fazer. Para minimizar isso, eu sugiro que faça backups regulares escaneando para o evernote assim poderá acessar de onde estiver. 

Um abraço,
Gheyza Oliveira