produtividade

07 anos de Blog

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Parece clichê, mas pra mim parece mesmo que foi ontem que tirei a folga de carnaval para criar essa página. Foram dias imersa definindo o layout, as cores, as páginas – até o nome – e escrevendo o meu primeiro post.

Hoje olho pra trás e fico feliz demais em ver que o meu propósito lá de 2016 continua vivo e latente hoje em 2023. Que é falar para mais pessoas que existe outra forma de viver sem ser só na correria e com estresse lá no alto. Meu sonho é ter uma enormidade de mulheres mudando a forma como enxergam as suas responsabilidades e vivendo uma vida mais leve.

Nesses 07 anos muita coisa aconteceu na minha vida e no meu trabalho e com certeza o fato de ter organização fez MUITA diferença pra mim. E hoje eu celebro a todos esses anos e a você que me acompanha aqui e nas redes sociais e faz com que valha a pena seguir falando e trabalhando com isso.

Que venham muito mais anos e muito mais clientes e leitores e seguidores e textos e descobertas e tudo mais que tiver que vir.

E fica o meu convite para que você também escolha iniciar algo que faz sentido pra você hoje, quem sabe daqui a 07 anos você vai estar celebrando e agradecendo assim como eu.

Agora me conta, qual texto mais gostou ou que fez diferença pra você.

Por onde começar a se organizar

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Outro dia fiz uma live no Instagram sobre esse tema e resolvi compartilhar também por aqui, pois sei que é uma pergunta que todos se fazem em algum momento.
Normalmente, quando entendemos que precisamos mudar algo em nossa vida nos enchemos de coragem e otimismo e achamos que iremos mudar tudo de uma vez e que será super fácil e rápido. Só que a verdade é que não é assim que as coisas funcionam, – afinal nada sustentável a longo prazo acontece da noite pro dia, não é mesmo? – e por não acontecer acabamos desistindo ao se deparar no primeiro obstáculo.

Antes de mais nada quero te dizer duas coisas:
Primeiro – sim, a vida não é um conto de fadas em que o toque de uma varinha vai mudar tudo e cabe a você – ciente disso – permanecer firme na sua decisão apesar dos obstáculos e isso ninguém pode fazer por você.
Segundo – eu escolhi dedicar a minha vida a ajudar as pessoas a colherem os frutos que a organização nos traz e faço essa escolha todos os dias de novo e de novo. Então conte sempre comigo na sua jornada da organização, seja nos conteúdos gratuitos ou nos serviços pagos estarei pronta a segurar a sua mão para te dizer para continuar que vai valer a pena.

Dito isso, bora para as dicas 😉

Antes de mais nada, entenda que a sua situação atual não surgiu na semana passada ou no mês passado, ela vem se acumulando e você precisa entender de onde e por que ela aconteceu. Depois de entender isso, comece fazendo uma análise minuciosa do seu estado atual – avalie onde a desorganização mais te afeta, que resultados não está conseguindo alcançar, em que área a desorganização é maior e principalmente como se sente em relação a tudo isso e como você gostaria de estar hoje e como quer estar no futuro próximo.

Liste todos os seus papéis. Temos muitos papéis na vida e muitas vezes não nos damos conta nem que alguns existem que dirá de qual é a relevância e importância que eles tem em nossa vida. Então faça esse exercício: pense em todos os seus papéis – filha, irmã, mãe, profissional, estudante, dona de casa, empreendedora, tia, madrinha, afilhada, amiga, etc, etc. – faça uma lista e avalie a importância/relevância de cada um deles e o quanto eles te demandam de tempo, energia, presença e o quanto você gostaria de dedicar.

Tenha clareza das suas prioridades. Avalie os “o que”, os “quem” e os objetivos que são prioridades na sua vida hoje. Entenda exatamente o que é mais importante na sua vida pessoal, profissional, familiar, etc., pois só assim conseguirá entender quais são as prioridades, pois são elas que te direcionam nos momentos de escolhas e definição das atividades.

Depois de observar tudo isso e entender seu momento atual escolha uma área para começar. Sim, é isso mesmo que você leu, escolha por qual área da sua vida vai começar a sua organização, pois já vai demandar bastante da sua atenção. Escolha a que irá gerar mais impacto na sua vida e na sua saúde mental ou a área que não dá mais para adiar. E escolha uma ou duas (não mais que isso) ferramentas para te auxiliarem nesse processo podem ser agenda, caderno de tarefa, aplicativo, bloco de to do list, etc.

E só depois de tudo isso defina como será a sua organização inicial: que ações irá tomar, que uso vai destinar a cada ferramenta, que rotinas vai adotar ou alterar e tudo mais que te irá te ajudar a decidir por se manter organizada no dia-a-dia de acordo com a sua realidade mas mantendo o foco na realidade que quer ter no curto prazo.

Minha principal dica vai agora: comprometa-se com o processo! Como eu disse lá no início, nenhuma transformação acontece da noite pro dia e precisa de tempo e dedicação. Lembre-se que você está indo contra a maré dos seus comportamentos habituais e vai precisar sair do automático. E isso irá exigir esforço, presença e comprometimento no início. Mas permaneça seguindo o plano que logo logo começará a ver os primeiros resultados e isso ter motivará a seguir em frente.

E lembre-se que a vida vai acontecer apesar dos seus planos e quando as coisas complicarem se acolha, saiba que é normal isso acontecer e volte ao plano o quanto antes.

Agora, me conte nos comentários por qual área você irá começar a se organizar.

Um grande abraço,

Gheyza Oliveira

Planejamento Semanal

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As vezes quando falamos em planejamento nos remetemos aquele planejamento das empresas, que é grande e estruturado, e não conseguimos nos conectar com a nossa realidade do dia-a-dia. Mas planejamento nada mais é do que você se antecipar a necessidades, demandas e expectativas. E por isso existe planejamento de diferentes níveis e para todo tipo de objetivos e realidades.

E o planejamento semanal é um tipo de planejamento que visa organizar a sua semana para que você aja de forma estratégica ao longo da semana e não fique somente apagando incêndio. Afinal, não é por que você não planejou que não vai acontecer não é mesmo? A diferença está nos resultados que você terá relacionados ao que você quer, pro seu trabalho e pra sua vida.

E o que entra no planejamento semanal?

Isso vai variar muito de acordo com a sua realidade e com a semana que irá planejar, pois esse planejamento tem que estar de acordo com o seu momento de vida, prioridades e os rumos da semana especificamente.

o Todas as tarefas/atividades da sua semana;
o Deve entrar inclusive as tarefas de autocuidado e redes sociais;
o Roupas que vai vestir, suas e das crianças (se precisarem disso);
o Momentos de lazer;
o Atividades vinculadas aos seus objetivos e prioridades;
o Atividades com prazo que expira na semana e todas as tarefas que a envolvem;
o Pode se antecipar e iniciar tarefas de atividades que estão próximas do prazo se houver margem de tempo pra isso;
o Refeições da semana – já adiante o que puder antes da semana começar, seja de elaboração ou de definição de compras e cardápio;
o Tarefas de monitoramento e acompanhamento;
o Atividades recorrentes;
o Compromissos pessoais e profissionais – esses devem ser os primeiros a serem incluídos no planejamento.

Agora, é importante eu ressaltar também que tem uma coisa que o planejamento semanal não é: uma lista de tarefas e afazeres distribuídas ao longo dos dias. Não basta escrever em uma agenda somente o que “precisa fazer” e passar a semana dando check. Isso não é planejamento semanal, ok? Já é um grande passo na sua organização mas ainda não é um planejamento.

O planejamento semanal é fundamental para que você se aproxime dos seus objetivos. Sabe quando falo de quebrar suas metas em submetas e tarefas? É no planejamento semanal que elas entram. E é nele que damos cada passo na direção dos nossos sonhos. Se você está semana após semana só apagando incêndio e atendendo demandas (não estou dizendo que não tem que atender essa parte, estou falando de atender SÓ essa parte) não conseguirá se aproximar dos seus objetivos. E mais uma vez a sensação de que o ano passou voando e você não conseguiu fazer o que queria vai apertar o seu coração.

No seu planejamento tem que conter as atividades, os compromissos e responsabilidades sim. Mas precisa conter, principalmente, as suas prioridades de forma estratégica. Para que efetivamente ele te direcione, de acordo com os seus objetivos e áreas da vida que são prioritárias pra você. Se tem um projeto no trabalho que é uma prioridade pra você as tarefas relativas a ele devem constar – e ser prioridade – no seu planejamento da semana e não ficar na sua cabeça para o caso de dar tempo em algum momento. Percebe a diferença?

Me conta nos comentários se você costuma fazer seu planejamento semanal e, se sim, como você costuma fazer. Vamos trocar

Blocos de Tempo – O que é e como usar

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Recebo muitas perguntas sobre como manter o foco e conseguir realizar as tarefas que precisam dar conta todos os dias.

E além da regra número zero, como falo lá no Instagram, que é anotar tudo que tem pra fazer, eu normalmente sugiro que experimente trabalhar por blocos de tempo e é sobre o que quero falar aqui hoje .

Mas o que são esses blocos de tempo?

O princípio dessa metodologia é que você realize uma ÚNICA atividade por um período de tempo. Esse período pode variar de acordo com a sua realidade e necessidade, mas recomenda-se que não seja inferior a 15 minutos, pois levamos de 1 a 3 minutos para estar 100% focados e concentrados na atividade. Então para tirar melhor proveito desse foco mantenha-se nessa atividade por um tempo, de no mínimo 25 minutos.

O mais importante aqui é que você se dedique a uma ÚNICA atividade mesmo.

Então coloque um alarme ou cronômetro e dedique-se a fazer só essa atividade até que ele toque. Desligue de todo o resto e dedique-se ao que estiver fazendo, assim irá aproveitar ao máximo os benefícios do foco.

Antes de começar certifique-se de que poderá se concentrar na atividade. Coloque o celular no silencioso ou modo avião (se puder, guarde na gaveta),  avise aos colegas que está em uma atividade que não pode ser interrompida, tire o telefone fixo do gancho, enfim garanta que só será interrompida se algo estiver pegando fogo kkkk.

E em quais atividades devo usar o bloco de tempo?

Isso depende totalmente de você e até mesmo do seu dia. Avalie onde você precisa de mais foco e atenção – seja pela característica da tarefa ou pelo prazo (algo que você precisa entregar a tarde vale um bloco de tempo na parte da manhã para ser finalizado, por exemplo).

Outra aplicação que funciona bem é para aqueles dias que você tem que dar conta de tarefas de áreas diferentes. Usar um bloco para cada área pode te ajudar a se manter centrada sem dar aquela surtada, que conhecemos bem, rsrs, tentando fazer tudo ao mesmo tempo. Avalie quanto tempo pode ou precisa dedicar pra cada área.

E o principal – que eu não canso de repetir – é você experimentar várias vezes pra entender o que e como funciona pra você. Não economize nos testes, faça com tempos diferentes, para atividades diferentes, em dias diferentes, com humores diferentes. Teste, teste e teste até ter clareza dos melhores usos.

Acredito muito que magia da organização é quando a customizamos ao máximo pra nossa vida, por isso que faço questão de ajudar meus clientes de atendimento individual a construírem o seu sistema de organização próprio, dando atenção as suas prioridades e áreas da vida.

Faça o que precisa ser feito e não só o que é legal

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Outro dia eu ouvi que ser adulto é fazer mesmo o que não quer fazer. E acredito muito que é isso mesmo.

E está diretamente ligada a produtividade,  quantas vezes procrastinamos coisas importantes por que não é “gostosinho” de ser feito?

Nosso cérebro está sempre nos levando para o caminho mais fácil,  que exija menor esforço, e quando estamos desconectados dos nossos objetivos tendemos a seguir esse caminho, que normalmente nos leva a muito menos resultados e frustração. 

Quando temos clareza de por que temos essa ou aquela meta, sabemos que cada ação importa muito para que a alcance então fazemos o que precisa ser feito.

Meu convite hoje é para você olhar para as suas responsabilidades,  objetivos e metas e avaliar onde está deixando de fazer o que precisa ser feito. Defina como vai mudar esse cenário,  tenha clareza da importância de fazer essas coisas – mesmo que não sejam prazerosas –  para onde você quer chegar ou até mesmo para se manter onde está hoje.

Minha dica é que você conecte essas tarefas ao propósito que estão envolvidas para que elas façam sentido ao serem realizadas. E, se forem muito desafiadoras, defina recompensas. Assim acostuma seu cérebro a ver essas tarefas como uma coisa boa a ser feita.

Me conta nos comentários que estratégia utiliza para fazer o que precisa ser feito, quem sabe ajuda a alguém por aqui.