Blocos de Tempo – O que é e como usar

Recebo muitas perguntas sobre como manter o foco e conseguir realizar as tarefas que precisam dar conta todos os dias.

E além da regra número zero, como falo lá no Instagram, que é anotar tudo que tem pra fazer, eu normalmente sugiro que experimente trabalhar por blocos de tempo e é sobre o que quero falar aqui hoje .

Mas o que são esses blocos de tempo?

O princípio dessa metodologia é que você realize uma ÚNICA atividade por um período de tempo. Esse período pode variar de acordo com a sua realidade e necessidade, mas recomenda-se que não seja inferior a 15 minutos, pois levamos de 1 a 3 minutos para estar 100% focados e concentrados na atividade. Então para tirar melhor proveito desse foco mantenha-se nessa atividade por um tempo, de no mínimo 25 minutos.

O mais importante aqui é que você se dedique a uma ÚNICA atividade mesmo.

Então coloque um alarme ou cronômetro e dedique-se a fazer só essa atividade até que ele toque. Desligue de todo o resto e dedique-se ao que estiver fazendo, assim irá aproveitar ao máximo os benefícios do foco.

Antes de começar certifique-se de que poderá se concentrar na atividade. Coloque o celular no silencioso ou modo avião (se puder, guarde na gaveta),  avise aos colegas que está em uma atividade que não pode ser interrompida, tire o telefone fixo do gancho, enfim garanta que só será interrompida se algo estiver pegando fogo kkkk.

E em quais atividades devo usar o bloco de tempo?

Isso depende totalmente de você e até mesmo do seu dia. Avalie onde você precisa de mais foco e atenção – seja pela característica da tarefa ou pelo prazo (algo que você precisa entregar a tarde vale um bloco de tempo na parte da manhã para ser finalizado, por exemplo).

Outra aplicação que funciona bem é para aqueles dias que você tem que dar conta de tarefas de áreas diferentes. Usar um bloco para cada área pode te ajudar a se manter centrada sem dar aquela surtada, que conhecemos bem, rsrs, tentando fazer tudo ao mesmo tempo. Avalie quanto tempo pode ou precisa dedicar pra cada área.

E o principal – que eu não canso de repetir – é você experimentar várias vezes pra entender o que e como funciona pra você. Não economize nos testes, faça com tempos diferentes, para atividades diferentes, em dias diferentes, com humores diferentes. Teste, teste e teste até ter clareza dos melhores usos.

Acredito muito que magia da organização é quando a customizamos ao máximo pra nossa vida, por isso que faço questão de ajudar meus clientes de atendimento individual a construírem o seu sistema de organização próprio, dando atenção as suas prioridades e áreas da vida.

Técnica Pomodoro

No último post falamos sobre fazer uma tarefa por vez e algumas pessoas devem ter ficado naquela “ah Gheyza! Falar é fácil quero ver na prática”

Antes de tudo quero te lembrar que somos seres de hábitos. Você precisa insistir por um  tempo agindo na nova forma até se acostumar. Ok?

E para te incentivar hoje vou falar sobre a técnica Pomodoro.

Essa técnica foi desenvolvida no final dos anos 80, por Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade. O nome vem de tomate em italiano, por causa dos timers de cozinha que ele usava (e muitos usam até hoje) para marcar o tempo do Pomodoro e do intervalo, que costumam ter o formato de tomate. 

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Na prática, a Técnica Pomodoro consiste em realizar uma atividade em blocos de 25 minutos, chamados de Pomodoro. Durante os quais você tem que trabalhar em uma única tarefa, com foco total.

É tempo cronometrado mesmo. Coloque um alarme no celular ou um cronômetro remissivo e se concentre exclusivamente na realização daquela tarefa até soar o alarme.

Sabe aquele relatório? A arrumação do guarda roupa? Ler e responder aquele monte de e-mails? Faça uma lista de suas tarefas do dia e  então coloque toda sua concentração em realizar uma até soar o alarme.

Quando soar o alarme pare. Pare mesmo sem terminar.

Descanse por cinco minutos. Levante, alongue-se, retorne as ligações.
Então, inicie um novo Pomodoro.

Após 04 Pomodoros faça uma pausa de 30 minutos.

Para te ajudar a perceber quanto tempo gasta para realizar uma tarefa, você pode colocar um x ao lado de onde a anotou após o término de cada Pomodoro. Assim saberá o tempo que levou para finalizar. 

Eu sei, eu sei que você está aí pensando que eu não tenho ideia do quanto o telefone toca ou te chamam no período de 25 minutos.

Antes de iniciar um Pomodoro avise as pessoas ao seu redor que irá se concentrar em uma atividade e que conta com a colaboração para que não haja interrupção. A menos que seja realmente urgente.  

O mesmo vale para as interrupções internas, afinal a mente não pára.  E parece que quando paramos para fazer algo é que mais lembramos de tudo que temos de fazer, não é? Não interrompa o Pomodoro por causa delas também.  Anote em um papel e mantenha o foco na tarefa que está realizando.
Lembra que alternar de tarefas desperdiça tempo?  😉

Eu penso que a Pomodoro não se aplica a todas as atividades e sim as que de fato precisam de concentração,  dedicação e foco. Não precisa de Pomodoro pra lavar louça ou responder emails corriqueiros, por exemplo.
Já para fazer, ou ler, um relatório, fazer um projeto,  arrumar um armário,  ou outra atividade que precise de total atenção,  a Pomodoro pode ser uma grande aliada para a sua produtividade. E isso depende mesmo da dinâmica de cada pessoa,  e você só vai saber se funciona pra você utilizando algumas vezes.

Experimente!! E me fala nos comentários como foi.

Um abraço,
Gheyza Oliveira