Caderno de Tarefas – O que é e como usar

Sempre reforço que sua mente foi feita para ter ideias e não para guardar tarefas e compromissos. E acredito nisso de verdade. Se ocupar o seu tempo, e pensamentos, lembrando das coisas que precisa fazer não vai sobrar espaço – nem tempo – para criar e inovar, além do que você convive com o risco iminente de esquecer algo o tempo todo. 

O caderno de tarefas entra como uma solução para essa questão.

O caderno de tarefas é uma ferramenta que foi muito usada por quem buscava se organizar há alguns anos, quando não havia os smartphones tão facilmente, e o Bullet Journal ainda não tinha virado febre. Hoje,  mesmo com o avanço da tecnologia, ainda é muito usado pelos amantes do papel.

Essa é a ferramenta que eu mais recomendo para quem está iniciando a jornada da organização. Aliado a uma agenda para os compromissos, pode mudar totalmente a vida de quem está buscando uma organização pessoal e, por consequência, aumentar a produtividade. 

Como o nome já diz é um caderno em que você anota as suas tarefas a serem realizadas, ele te acompanha o tempo todo para que você tenha agilidade para fazer esses registros. Pode ser um caderno simples – e até mesmo um bloco – com uma caneta. 

 Tenha – o sempre junto de você e anote nele tudo que lembrar que precisa fazer.  

Ao iniciar o dia, priorize três das tarefas que você anotou – que estejam diretamente ligadas aos seus objetivos estratégicos –  e as realize primeiro. Depois siga realizando as demais tarefas já anotadas, conciliando com seus compromissos e prazos.

Só não se iluda, a proposta aqui não é que você realize todas as tarefas em um dia. Primeiro por que novas tarefas surgem o tempo todo, segundo por que umas demandam mais tempo que outras e terceiro por que sempre haverá compromissos e interrupções no seu dia, é normal nos tempos atuais. A diferença é que o fato de você ter ali concentrado tudo que precisa ser feito te dará um alívio enorme, acredite em mim. 

Vale aqui que eu te ressalte que este é um caderno de tarefas e não de objetivos, ok? Considere como tarefa aquilo que você pode realizar com pouco tempo de dedicação, normalmente são pequenas e direcionadas, ou maiores que podem ser fragmentadas, tais como: retornar uma ligação, fazer a primeira parte de um relatório, ir ao mercado, pagar uma conta, marcar um médico, cobrar um retorno, e por aí vai.  

Eu sugiro que você divida o seu caderno em duas partes, no início para as tarefas imediatas e na parte final para ideias. Assim poderá ir riscando as tarefas realizadas sem ter ideias entre elas. E sem falar que o prazer de arrancar uma página por que todas as tarefas foram concluídas é enoooorme!!  😉

Como o caderno não tem o rigor de seguir uma ordem cronológica é muito importante que você revise suas anotações com regularidade, pois uma tarefa que você anotou por último pode ser mais estratégica ou urgente do que outras que já estavam anotadas no caderno. 

Para quem já usa algum aplicativo ou um planner o caderno funciona como um depósito, em que você anota as tarefas e ideias que depois serão direcionadas para a outra ferramenta com mais detalhes e prazo. 

Mais uma vez repito, se você está começando a se organizar adote o caderno de tarefas como primeiro passo. 

E você?  Já usou ou usa o caderno de tarefas ou algo similar? 

Ficou com alguma dúvida?  Me fala nos comentários.  

Como manter o foco em dias de cansaço físico 

Olá!!!  Andei sumida por conta de outros compromissos que me demandaram atenção, mas estou de volta com corda total. 

Tenho conversado com pessoas ao meu redor e a questão de foco e concentração em dias de cansaço físico, tem sido um ponto de dificuldade recorrente. 

Nos tempos atuais estamos sempre desempenhando vários papéis, e tendo de dar atenção a várias áreas, e pessoas, da nossa vida. E isso exige esforço e energia que algumas vezes vão além do habitual que o corpo está acostumado, nos deixando em baixa. E apesar do cansaço as demandas e responsabilidades continuam batendo a nossa porta, e temos de responder, não é mesmo?

Então, hoje quero falar um pouco com vocês sobre como manter o foco nesses dias, em que seu corpo só quer ficar na cama zapeando a tv. 

A primeira coisa é se tire da cama, não importa como nem por que simplesmente arranque você da cama, kkkk. 

Foto da internet

É claro que não vou te enganar e te dizer que tem uma fórmula mágica, ou que vai ser uma tarefa fácil.  Tem de querer muito para conseguir agir nesses dias. E esses são dias em que você tem de ser bem sensível consigo mesma para aceitar que não será o melhor dia, o mais estratégico,  mas que ainda assim pode ser um dia produtivo e proveitoso para suas atividades. 

Para isso, tenha clareza de seus objetivos e de suas prioridades.  Isso é essencial quando estamos dispersos,  pois serve como guia, um direcionador. Aliás,  servem em todos os momentos da nossa vida, os objetivos são o nosso trilho de trem, lembra?

Afinal,  pra quem não sabe onde vai qualquer caminho serve, já nos dizia o senhor coelho, certo?  😉

Tenha também suas tarefas definidas. Se você já tiver as ações futuras (mesmo que sejam só do dia seguinte) planejadas, só terá de concentrar seus esforços em realizá-las. Em vez de sofrer, e se cansar mais, pensando em tudo que deveria/queria fazer mas não tem energia. Divida as tarefas em pequenas etapas, assim não será massante e você poderá fazer mini intervalos entre elas e se manter no foco.

Movimente-se mais vezes que o habitual ao longo do dia. Levante, alongue-se e mexa-se para ajudar o sangue a circular e chegar ao cérebro com mais energia.  Isso também irá te manter acordada e te trazer de volta ao foco. Afinal ficar parada olhando pro computador sem fazer nada não é o sonho de quem quer ser produtivo,  não é mesmo? 

Vá entregar aquele documento pessoalmente, ou vá ao outro setor em vez de ligar. 

Encha só metade da garrafa de água por vez, assim terá de levantar para buscar mais e beberá água mais gelada, o que também ajuda a despertar. Aliás, se hidrate muito bem, se seu corpo está cansado ele precisa repor nutrientes e líquidos. 

Foto da internet

E acima de tudo, faça o que sabe que tem de fazer e não o que tem vontade. Claro que para isso você precisa estar organizada e com o planejamento em dia para saber o que precisa ser feito. Vai ser o seu melhor dia? Não,  mas ainda assim será um dia que vai ter resultados e vai garantir que seus planos se mantenham dentro dos prazos. 

E siga em frente afinal esses dias são a exceção e não a regra em nossa vida. Aliás, se eles estiverem sendo muito frequentes, procure um médico ou se reorganize, pois não dá para ter alta performance se vive cansada física e mentalmente. 😉 

Me conte nos comentários como você faz para manter o foco. 

Três coisas para organizar antes de julho acabar

​Tenho falado bastante esse mês sobre o segundo semestre.  E hoje vamos falar um pouco sobre três coisas que considero importantes você organizar ainda esse mês para ter mais tranquilidade no segundo semestre.

1- Férias do final do ano

Ok, ok. Eu sei que está longe rsrs. Mas todos sabem o quanto é possível economizar se começar a fazer reservas com antecedência, não é mesmo?  Tanto de passagens aéreas, quanto passeios e hospedagem saem por preços muito melhores se você fizer agora. 

Não precisa fazer as reservas amanhã, mas já pode fazer o planejamento e ter clareza do que precisa ser feito até lá. 

Para onde vai? Quantos dias?  Que passeios quer fazer? Quantas pessoas irão com você? Quanto ainda precisa economizar até lá?  O que precisa pesquisar sobre o local? Precisa comprar roupas ou acessório? Planeje sua viagem agora e tenha tempo para executar as tarefas envolvidas em vez de ficar sobrecarregada com tudo pra fazer na última hora.

2- Check up médico

“Ahhh o ano está voando”, “Não tenho tempo pra nada”, “nem vi o mês passar”, etc., etc. são frases rotineiras em qualquer conversa hoje em dia. E diante dessa nossa realidade a saúde fica para o último do último plano.

Sendo que sem ela nada mais vai, não é mesmo?

Então, lápis e papel na mão (ou teclado) e parta para a organização do seu check up: quando irá ligar para marcar a consulta médica? que médicos precisa ir? vai incluir dentista? poderá fazer os exames de imediato? Faça um panorama e já coloque na sua agenda a tarefa de ligar para marcar as primeiras consultas, assim não corre o risco de cair no esquecimento de novo. Eu sugiro que a marcação seja pra já 😉

3- Seu guarda roupas

Siiiimmm, seu guarda roupas merece uma atenção especial esse mês. Se estiver bagunçado então, a organização é mais urgente, rsrsrs. 

Sempre lembrando que organizar não é só arrumar, ok?
Com a temperatura voltando a subir aos poucos a partir de agosto, você já pode definir o que precisará comprar para as estações quentes e começar a separar as roupas e sapatos que acabaram ou não te serviram (por causa do tamanho ou do estilo) nesse inverno  para doar ou descartar.  Afinal, ninguém precisa de 10 pijamas surrados para dormir, não é verdade? Dê uma boa geral para ter clareza do que tem, e do que falta no seu armário.  

E você?  O que mais considera importante organizar esse mês de julho? Me conta nos comentários.  

Alguma dúvida ou sugestão de texto? Fala aí nos comentários também 😉

Planner – o que é e como usar

Planner é uma palavra em inglês que significa planejador, esse nome foi usado como termo para uma ferramenta de organização, o life planner.

Cada vez mais vem se popularizando no Brasil o uso do planner, para aqueles que querem se organizar de forma mais completa e são adeptos do papel.

Apesar do que parece, o planner não tem só a proposta de ser um caderno cheio de adesivos, acredite rsrs. E convenhamos… Fica bonito, vai!

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A proposta dele é ser um instrumento que concentre a organização da sua vida por completo, não somente os compromissos, como a agenda e não só as tarefas, como o caderno. Tudo junto em um único local: agenda diária, agenda semanal, metas do mês, controle das finanças, contatos, tarefas da semana, tarefas do dia, motivação,  novos projetos, anotações e tudo mais que for necessário para que seu dia-a-dia fique sob controle e a sua vida ande.

E daí vem o uso dos adesivos, que se tornou uma forma de dar destaques a determinadas tarefas ou compromisso.

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O planner é uma excelente forma de organização pelo fato de que concentra as informações.  E isso nos faz ganhar tempo na hora de  procurar onde anotou aquela ideia ou aquele telefone ou lançar os progressos de um projeto.
Assim não dispersa a sua atenção e foco e garante agilidade no processo de registro e acompanhamento.

O principal é a agenda, e ele foi acrescido de vários outros itens que é muito necessário para o dia-a-dia.

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Existem inúmeros modelos de planners disponíveis para todos os gostos e bolsos. Inclusive existem muitos gratuitos na internet só para você imprimir.

A diferença principal do planner está no uso que você vai fazer dele, por que ele é muito prático,  é maravilhoso,  mas se você não o utilizar de fato, vai ser só  monte de papel com um capa bonitinha rsrs.
Antes mesmo de escolher qual planner vai usar, defina o uso que fará dele. Pense nas áreas que englobam a sua vida e o que exige sua atenção em cada área, pense o que você prefere que seja digital e o que você gosta de ter no papel.
Diante disso, escolha um modelo que irá abraçar essas suas necessidades. Tem que ter o controle de gastos?  O cardápio?  Agenda diária?  Ou só semanal?  o que não pode faltar de jeito nenhum?

Definido isso é só fazer uma busca rápida no Google ou Pinterest e você irá descobrir esse universo a parte, dos amantes de planners.

Alguns,  principalmente os para imprimir, te dão a opção de começar a qualquer tempo. Mas mesmo os que são do ano todo você pode começar, não usando os meses que já passaram.

Eu sugiro que você comece com um gratuito, para imprimir, em um fichário. Em que você vá experimentando as páginas e conhecendo melhor. A menos que você seja o tipo de pessoa que irá perder as páginas kkkk.
Estabeleça uma rotina quando começar a usar o planner até você criar o hábito.  Tire um dia, ou dois, na semana para planejar a semana e lançar as atualizações dos projetos, finanças,  cardápio ou o que mais você escolheu.  Com o tempo de uso você irá perceber como funciona pra você.

E como sempre digo…. Preguiça não é justificativa, combinado???

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E pra você que já se decidiu por usar um planner dê uma olhada no My Life Planner Livre e Organizada aqui no blog. https://livreeorganizada.com/planner/

Google Agenda

Quando falei aqui sobre a agenda compartilhada prometi que falaria mais sobre a agenda (ou calendar) do Google.  Então vamos lá.

Todos que tem uma conta gmail tem acesso a todos os aplicativos do Google.  E não precisa contar que fez o gmail por que era obrigatório pro Orkut, ok? Vamos manter isso em sigilo 😂😂😂
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Com a disseminação dos smartphones, o uso das opções on line no mobile se tornou essencial.  E o Google,  esperto que é, acompanhou. Praticamente todas as opções de configurações que tem na web tem no aplicativo do celular da Agenda. 
E como são sincronizadas a vida fica muito mais fácil,  rsrs pois pode acessar de qualquer dispositivo e ter acesso as informações.

Por isso, e outras, que a Google Agenda se tornou uma excelente ferramenta de produtividade e gestão do tempo.

Como o nome já diz, é uma agenda digital.  Em que você pode ver, cadastrar ou alterar seus compromissos a qualquer momento ( o que é o céu pra mim).
Que foi agregando outras funcionalidades para tornar mais ágil como os tempos modernos exigem.
Tem diferentes opções de visualização – mensal, semanal, diárias e outras coisinhas mais, rs.

Os principais recursos são:

Criar várias “agendas”
Compartilhadas ou não, você pode ter agendas com direcionamentos e cores específicos. A agenda do filho, a agenda daquele projeto, a sua agenda pessoal, a agenda do trabalho, enfim, mil e uma possibilidades.
É um otimo recurso para você avaliar mensalmente qual área tem dado mais e menos atenção.  É só colocar na visão mensal e ver quais cores surgem mais, ou não surgem.

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Lembretes
Você pode configurar diferentes lembretes para cada compromisso, de acordo com a especificidade e necessidade.
Se tem uma reunião ou apresentação que exigirá um trabalho prévio,  pode configurar um lembrete (por email ou no celular)  para um mês antes, para te lembrar de se organizar e um para uns dias antes, para garantir que terá finalizado a tempo.

Datas importantes
A agenda tem um recurso de você ver o aniversário dos seus contatos e os feriados nacionais.  Eu, pessoalmente não gosto, por serem mais duas agendas, se você for optar por ter várias agendas pode ficar poluído de cores.
Já  se você tem dificuldade de lembrar dos aniversários,  ou tem poucas agendas, é um ótimo recurso.

Tarefas
Para quem é mais adepto ao digital é uma ótima opção fazer sua lista de tarefas no mesmo aplicativo.  Ele só entra na agenda se configurar lembrete, do contrário fica na lista de tarefas mesmo.
Tem várias opções de configurações bem legais, como na foto abaixo.

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Repetir compromissos
Quando você cadastra um novo compromisso pode definí-lo como recorrente clicando no botão repetir.
Tem várias opções de configuração.  Esse recurso é ótimo para aquelas aulas duas vezes na semana ou no mês.
Podendo até colocar início e fim, vê só aí na foto.

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Esses são alguns recursos que escolhi destacar aqui pra você,  existem vários outros que podem ser útil para você de alguma forma.
E como sempre falo, o que escrevo aqui é baseado na minha experiência ou pesquisa. Você precisa testar para ver se, e como, funciona para você.  Teste, remexa, faça experiências e me conta aqui nos comentários como foi, combinado? 

E você que já usa? Como usa? Conta aqui nos comentários para nos inspirar ;).