tarefas

Por onde começar a se organizar

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Outro dia fiz uma live no Instagram sobre esse tema e resolvi compartilhar também por aqui, pois sei que é uma pergunta que todos se fazem em algum momento.
Normalmente, quando entendemos que precisamos mudar algo em nossa vida nos enchemos de coragem e otimismo e achamos que iremos mudar tudo de uma vez e que será super fácil e rápido. Só que a verdade é que não é assim que as coisas funcionam, – afinal nada sustentável a longo prazo acontece da noite pro dia, não é mesmo? – e por não acontecer acabamos desistindo ao se deparar no primeiro obstáculo.

Antes de mais nada quero te dizer duas coisas:
Primeiro – sim, a vida não é um conto de fadas em que o toque de uma varinha vai mudar tudo e cabe a você – ciente disso – permanecer firme na sua decisão apesar dos obstáculos e isso ninguém pode fazer por você.
Segundo – eu escolhi dedicar a minha vida a ajudar as pessoas a colherem os frutos que a organização nos traz e faço essa escolha todos os dias de novo e de novo. Então conte sempre comigo na sua jornada da organização, seja nos conteúdos gratuitos ou nos serviços pagos estarei pronta a segurar a sua mão para te dizer para continuar que vai valer a pena.

Dito isso, bora para as dicas 😉

Antes de mais nada, entenda que a sua situação atual não surgiu na semana passada ou no mês passado, ela vem se acumulando e você precisa entender de onde e por que ela aconteceu. Depois de entender isso, comece fazendo uma análise minuciosa do seu estado atual – avalie onde a desorganização mais te afeta, que resultados não está conseguindo alcançar, em que área a desorganização é maior e principalmente como se sente em relação a tudo isso e como você gostaria de estar hoje e como quer estar no futuro próximo.

Liste todos os seus papéis. Temos muitos papéis na vida e muitas vezes não nos damos conta nem que alguns existem que dirá de qual é a relevância e importância que eles tem em nossa vida. Então faça esse exercício: pense em todos os seus papéis – filha, irmã, mãe, profissional, estudante, dona de casa, empreendedora, tia, madrinha, afilhada, amiga, etc, etc. – faça uma lista e avalie a importância/relevância de cada um deles e o quanto eles te demandam de tempo, energia, presença e o quanto você gostaria de dedicar.

Tenha clareza das suas prioridades. Avalie os “o que”, os “quem” e os objetivos que são prioridades na sua vida hoje. Entenda exatamente o que é mais importante na sua vida pessoal, profissional, familiar, etc., pois só assim conseguirá entender quais são as prioridades, pois são elas que te direcionam nos momentos de escolhas e definição das atividades.

Depois de observar tudo isso e entender seu momento atual escolha uma área para começar. Sim, é isso mesmo que você leu, escolha por qual área da sua vida vai começar a sua organização, pois já vai demandar bastante da sua atenção. Escolha a que irá gerar mais impacto na sua vida e na sua saúde mental ou a área que não dá mais para adiar. E escolha uma ou duas (não mais que isso) ferramentas para te auxiliarem nesse processo podem ser agenda, caderno de tarefa, aplicativo, bloco de to do list, etc.

E só depois de tudo isso defina como será a sua organização inicial: que ações irá tomar, que uso vai destinar a cada ferramenta, que rotinas vai adotar ou alterar e tudo mais que te irá te ajudar a decidir por se manter organizada no dia-a-dia de acordo com a sua realidade mas mantendo o foco na realidade que quer ter no curto prazo.

Minha principal dica vai agora: comprometa-se com o processo! Como eu disse lá no início, nenhuma transformação acontece da noite pro dia e precisa de tempo e dedicação. Lembre-se que você está indo contra a maré dos seus comportamentos habituais e vai precisar sair do automático. E isso irá exigir esforço, presença e comprometimento no início. Mas permaneça seguindo o plano que logo logo começará a ver os primeiros resultados e isso ter motivará a seguir em frente.

E lembre-se que a vida vai acontecer apesar dos seus planos e quando as coisas complicarem se acolha, saiba que é normal isso acontecer e volte ao plano o quanto antes.

Agora, me conte nos comentários por qual área você irá começar a se organizar.

Um grande abraço,

Gheyza Oliveira

Blocos de Tempo – O que é e como usar

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Recebo muitas perguntas sobre como manter o foco e conseguir realizar as tarefas que precisam dar conta todos os dias.

E além da regra número zero, como falo lá no Instagram, que é anotar tudo que tem pra fazer, eu normalmente sugiro que experimente trabalhar por blocos de tempo e é sobre o que quero falar aqui hoje .

Mas o que são esses blocos de tempo?

O princípio dessa metodologia é que você realize uma ÚNICA atividade por um período de tempo. Esse período pode variar de acordo com a sua realidade e necessidade, mas recomenda-se que não seja inferior a 15 minutos, pois levamos de 1 a 3 minutos para estar 100% focados e concentrados na atividade. Então para tirar melhor proveito desse foco mantenha-se nessa atividade por um tempo, de no mínimo 25 minutos.

O mais importante aqui é que você se dedique a uma ÚNICA atividade mesmo.

Então coloque um alarme ou cronômetro e dedique-se a fazer só essa atividade até que ele toque. Desligue de todo o resto e dedique-se ao que estiver fazendo, assim irá aproveitar ao máximo os benefícios do foco.

Antes de começar certifique-se de que poderá se concentrar na atividade. Coloque o celular no silencioso ou modo avião (se puder, guarde na gaveta),  avise aos colegas que está em uma atividade que não pode ser interrompida, tire o telefone fixo do gancho, enfim garanta que só será interrompida se algo estiver pegando fogo kkkk.

E em quais atividades devo usar o bloco de tempo?

Isso depende totalmente de você e até mesmo do seu dia. Avalie onde você precisa de mais foco e atenção – seja pela característica da tarefa ou pelo prazo (algo que você precisa entregar a tarde vale um bloco de tempo na parte da manhã para ser finalizado, por exemplo).

Outra aplicação que funciona bem é para aqueles dias que você tem que dar conta de tarefas de áreas diferentes. Usar um bloco para cada área pode te ajudar a se manter centrada sem dar aquela surtada, que conhecemos bem, rsrs, tentando fazer tudo ao mesmo tempo. Avalie quanto tempo pode ou precisa dedicar pra cada área.

E o principal – que eu não canso de repetir – é você experimentar várias vezes pra entender o que e como funciona pra você. Não economize nos testes, faça com tempos diferentes, para atividades diferentes, em dias diferentes, com humores diferentes. Teste, teste e teste até ter clareza dos melhores usos.

Acredito muito que magia da organização é quando a customizamos ao máximo pra nossa vida, por isso que faço questão de ajudar meus clientes de atendimento individual a construírem o seu sistema de organização próprio, dando atenção as suas prioridades e áreas da vida.

Faça o que precisa ser feito e não só o que é legal

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Outro dia eu ouvi que ser adulto é fazer mesmo o que não quer fazer. E acredito muito que é isso mesmo.

E está diretamente ligada a produtividade,  quantas vezes procrastinamos coisas importantes por que não é “gostosinho” de ser feito?

Nosso cérebro está sempre nos levando para o caminho mais fácil,  que exija menor esforço, e quando estamos desconectados dos nossos objetivos tendemos a seguir esse caminho, que normalmente nos leva a muito menos resultados e frustração. 

Quando temos clareza de por que temos essa ou aquela meta, sabemos que cada ação importa muito para que a alcance então fazemos o que precisa ser feito.

Meu convite hoje é para você olhar para as suas responsabilidades,  objetivos e metas e avaliar onde está deixando de fazer o que precisa ser feito. Defina como vai mudar esse cenário,  tenha clareza da importância de fazer essas coisas – mesmo que não sejam prazerosas –  para onde você quer chegar ou até mesmo para se manter onde está hoje.

Minha dica é que você conecte essas tarefas ao propósito que estão envolvidas para que elas façam sentido ao serem realizadas. E, se forem muito desafiadoras, defina recompensas. Assim acostuma seu cérebro a ver essas tarefas como uma coisa boa a ser feita.

Me conta nos comentários que estratégia utiliza para fazer o que precisa ser feito, quem sabe ajuda a alguém por aqui.

Caderno de Tarefas – O que é e como usar

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​Sempre reforço que sua mente foi feita para ter ideias e não para guardar tarefas e compromissos. E acredito nisso de verdade. Se ocupar o seu tempo, e pensamentos, lembrando das coisas que precisa fazer não vai sobrar espaço – nem tempo – para criar e inovar, além do que você convive com o risco iminente de esquecer algo o tempo todo. 

O caderno de tarefas entra como uma solução para essa questão.

O caderno de tarefas é uma ferramenta que foi muito usada por quem buscava se organizar há alguns anos, quando não havia os smartphones tão facilmente, e o Bullet Journal ainda não tinha virado febre. Hoje,  mesmo com o avanço da tecnologia, ainda é muito usado pelos amantes do papel.

Essa é a ferramenta que eu mais recomendo para quem está iniciando a jornada da organização. Aliado a uma agenda para os compromissos, pode mudar totalmente a vida de quem está buscando uma organização pessoal e, por consequência, aumentar a produtividade. 

Como o nome já diz é um caderno em que você anota as suas tarefas a serem realizadas, ele te acompanha o tempo todo para que você tenha agilidade para fazer esses registros. Pode ser um caderno simples – e até mesmo um bloco – com uma caneta. 

 Tenha – o sempre junto de você e anote nele tudo que lembrar que precisa fazer.  

Ao iniciar o dia, priorize três das tarefas que você anotou – que estejam diretamente ligadas aos seus objetivos estratégicos –  e as realize primeiro. Depois siga realizando as demais tarefas já anotadas, conciliando com seus compromissos e prazos.

Só não se iluda, a proposta aqui não é que você realize todas as tarefas em um dia. Primeiro por que novas tarefas surgem o tempo todo, segundo por que umas demandam mais tempo que outras e terceiro por que sempre haverá compromissos e interrupções no seu dia, é normal nos tempos atuais. A diferença é que o fato de você ter ali concentrado tudo que precisa ser feito te dará um alívio enorme, acredite em mim. 

Vale aqui que eu te ressalte que este é um caderno de tarefas e não de objetivos, ok? Considere como tarefa aquilo que você pode realizar com pouco tempo de dedicação, normalmente são pequenas e direcionadas, ou maiores que podem ser fragmentadas, tais como: retornar uma ligação, fazer a primeira parte de um relatório, ir ao mercado, pagar uma conta, marcar um médico, cobrar um retorno, e por aí vai.  

Eu sugiro que você divida o seu caderno em duas partes, no início para as tarefas imediatas e na parte final para ideias. Assim poderá ir riscando as tarefas realizadas sem ter ideias entre elas. E sem falar que o prazer de arrancar uma página por que todas as tarefas foram concluídas é enoooorme!!  😉

Como o caderno não tem o rigor de seguir uma ordem cronológica é muito importante que você revise suas anotações com regularidade, pois uma tarefa que você anotou por último pode ser mais estratégica ou urgente do que outras que já estavam anotadas no caderno. 

Para quem já usa algum aplicativo ou um planner o caderno funciona como um depósito, em que você anota as tarefas e ideias que depois serão direcionadas para a outra ferramenta com mais detalhes e prazo. 

Mais uma vez repito, se você está começando a se organizar adote o caderno de tarefas como primeiro passo. 

E você?  Já usou ou usa o caderno de tarefas ou algo similar? 

Ficou com alguma dúvida?  Me fala nos comentários.  

Como manter o foco em dias de cansaço físico 

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​Olá!!!  Andei sumida por conta de outros compromissos que me demandaram atenção, mas estou de volta com corda total. 

Tenho conversado com pessoas ao meu redor e a questão de foco e concentração em dias de cansaço físico, tem sido um ponto de dificuldade recorrente. 

Nos tempos atuais estamos sempre desempenhando vários papéis, e tendo de dar atenção a várias áreas, e pessoas, da nossa vida. E isso exige esforço e energia que algumas vezes vão além do habitual que o corpo está acostumado, nos deixando em baixa. E apesar do cansaço as demandas e responsabilidades continuam batendo a nossa porta, e temos de responder, não é mesmo?

Então, hoje quero falar um pouco com vocês sobre como manter o foco nesses dias, em que seu corpo só quer ficar na cama zapeando a tv. 

A primeira coisa é se tire da cama, não importa como nem por que simplesmente arranque você da cama, kkkk. 

Foto da internet

É claro que não vou te enganar e te dizer que tem uma fórmula mágica, ou que vai ser uma tarefa fácil.  Tem de querer muito para conseguir agir nesses dias. E esses são dias em que você tem de ser bem sensível consigo mesma para aceitar que não será o melhor dia, o mais estratégico,  mas que ainda assim pode ser um dia produtivo e proveitoso para suas atividades. 

Para isso, tenha clareza de seus objetivos e de suas prioridades.  Isso é essencial quando estamos dispersos,  pois serve como guia, um direcionador. Aliás,  servem em todos os momentos da nossa vida, os objetivos são o nosso trilho de trem, lembra?

Afinal,  pra quem não sabe onde vai qualquer caminho serve, já nos dizia o senhor coelho, certo?  😉

Tenha também suas tarefas definidas. Se você já tiver as ações futuras (mesmo que sejam só do dia seguinte) planejadas, só terá de concentrar seus esforços em realizá-las. Em vez de sofrer, e se cansar mais, pensando em tudo que deveria/queria fazer mas não tem energia. Divida as tarefas em pequenas etapas, assim não será massante e você poderá fazer mini intervalos entre elas e se manter no foco.

Movimente-se mais vezes que o habitual ao longo do dia. Levante, alongue-se e mexa-se para ajudar o sangue a circular e chegar ao cérebro com mais energia.  Isso também irá te manter acordada e te trazer de volta ao foco. Afinal ficar parada olhando pro computador sem fazer nada não é o sonho de quem quer ser produtivo,  não é mesmo? 

Vá entregar aquele documento pessoalmente, ou vá ao outro setor em vez de ligar. 

Encha só metade da garrafa de água por vez, assim terá de levantar para buscar mais e beberá água mais gelada, o que também ajuda a despertar. Aliás, se hidrate muito bem, se seu corpo está cansado ele precisa repor nutrientes e líquidos. 

Foto da internet

E acima de tudo, faça o que sabe que tem de fazer e não o que tem vontade. Claro que para isso você precisa estar organizada e com o planejamento em dia para saber o que precisa ser feito. Vai ser o seu melhor dia? Não,  mas ainda assim será um dia que vai ter resultados e vai garantir que seus planos se mantenham dentro dos prazos. 

E siga em frente afinal esses dias são a exceção e não a regra em nossa vida. Aliás, se eles estiverem sendo muito frequentes, procure um médico ou se reorganize, pois não dá para ter alta performance se vive cansada física e mentalmente. 😉 

Me conte nos comentários como você faz para manter o foco.