Autor: Livre e Organizada by Gheyza Oliveira

Livre e Organizada by Gheyza Oliveira http://gheyzaoliveira.wordpress.com Sou Coach de Organização Pessoal e Produtividade e apaixonada por desenvolvimento de pessoas pelo autoconhecimento, dos outros e o meu próprio. Esse espaço é dedicado para compartilhar teoria e prática de Organização e Produtividade com base no aplicado na minha vida e na dos meus clientes.

Planner – o que é e como usar

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Planner é uma palavra em inglês que significa planejador, esse nome foi usado como termo para uma ferramenta de organização, o life planner.

Cada vez mais vem se popularizando no Brasil o uso do planner, para aqueles que querem se organizar de forma mais completa e são adeptos do papel.

Apesar do que parece, o planner não tem só a proposta de ser um caderno cheio de adesivos, acredite rsrs. E convenhamos… Fica bonito, vai!

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A proposta dele é ser um instrumento que concentre a organização da sua vida por completo, não somente os compromissos, como a agenda e não só as tarefas, como o caderno. Tudo junto em um único local: agenda diária, agenda semanal, metas do mês, controle das finanças, contatos, tarefas da semana, tarefas do dia, motivação,  novos projetos, anotações e tudo mais que for necessário para que seu dia-a-dia fique sob controle e a sua vida ande.

E daí vem o uso dos adesivos, que se tornou uma forma de dar destaques a determinadas tarefas ou compromisso.

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O planner é uma excelente forma de organização pelo fato de que concentra as informações.  E isso nos faz ganhar tempo na hora de  procurar onde anotou aquela ideia ou aquele telefone ou lançar os progressos de um projeto.
Assim não dispersa a sua atenção e foco e garante agilidade no processo de registro e acompanhamento.

O principal é a agenda, e ele foi acrescido de vários outros itens que é muito necessário para o dia-a-dia.

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Existem inúmeros modelos de planners disponíveis para todos os gostos e bolsos. Inclusive existem muitos gratuitos na internet só para você imprimir.

A diferença principal do planner está no uso que você vai fazer dele, por que ele é muito prático,  é maravilhoso,  mas se você não o utilizar de fato, vai ser só  monte de papel com um capa bonitinha rsrs.
Antes mesmo de escolher qual planner vai usar, defina o uso que fará dele. Pense nas áreas que englobam a sua vida e o que exige sua atenção em cada área, pense o que você prefere que seja digital e o que você gosta de ter no papel.
Diante disso, escolha um modelo que irá abraçar essas suas necessidades. Tem que ter o controle de gastos?  O cardápio?  Agenda diária?  Ou só semanal?  o que não pode faltar de jeito nenhum?

Definido isso é só fazer uma busca rápida no Google ou Pinterest e você irá descobrir esse universo a parte, dos amantes de planners.

Alguns,  principalmente os para imprimir, te dão a opção de começar a qualquer tempo. Mas mesmo os que são do ano todo você pode começar, não usando os meses que já passaram.

Eu sugiro que você comece com um gratuito, para imprimir, em um fichário. Em que você vá experimentando as páginas e conhecendo melhor. A menos que você seja o tipo de pessoa que irá perder as páginas kkkk.
Estabeleça uma rotina quando começar a usar o planner até você criar o hábito.  Tire um dia, ou dois, na semana para planejar a semana e lançar as atualizações dos projetos, finanças,  cardápio ou o que mais você escolheu.  Com o tempo de uso você irá perceber como funciona pra você.

E como sempre digo…. Preguiça não é justificativa, combinado???

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E pra você que já se decidiu por usar um planner dê uma olhada no My Life Planner Livre e Organizada aqui no blog. https://livreeorganizada.com/planner/

Como definir metas SMART

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Quando falamos aqui de definição de objetivos mencionei que eles precisam ser “quebrados” em metas. Hoje vamos falar sobre como formular essas metas que nos levarão a atingir nossos objetivos de curto, médio e longo prazo.

Uma meta é como se fosse um degrau para o nosso objetivo, que está lá no topo. São etapas que nos levarão a alcançar o objetivo.

Para ser efetiva, e de fato nos levar aonde queremos chegar, uma meta precisa ser clara e objetiva. Precisa te motivar,  precisa te desafiar e precisa ser parte de algo maior e mais importante.

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Atualmente a melhor forma de definir metas e pela metodologia SMART. Que define critérios e nos direciona a definir as metas de forma que fiquem claras e bem específicas.

A técnica SMART é um acróstico,  ou seja, uma palavra formada pelas iniciais das palavras.
Para a meta ser SMART ela precisa ser:

eSpecífica
Precisa especificar a meta muito bem para que ela fique clara na sua mente. Não adianta dizer que quer emagrecer, tem de especificar.  Quantos quilos quer emagrecer?  Em quanto tempo? De que forma vai perder peso?

Responda as perguntas – Como? Quando? Onde? Por que? Qual? Quem?

Mensurável
Toda meta precisa de métricas para que perceba se a está atingindo ou não.
Como vai saber de realmente está emagrecendo? Se pesando, certo? Isso é uma forma de mensurar sua meta. Se você estiver pesando x quilos na data y você atingiu a sua meta.

Responda as perguntas – baseado em que vou saber se alcancei? Quantos?

Alcançável
Uma meta precisa ser possível de ser atingida,  precisa te desafiar ao mesmo tempo que é viável de executar. Não significa só definir metas fáceis e sim ser realista, para não desistir no meio do caminho e se frustrar.
Não adianta dizer que vai perder 30 quilos em um mês.  Melhor definir que vai perder 10, 7 em um mês,  ainda é desafiante porém mais possível de se alcançar.

Responda as perguntas – como calculo essa meta? Está de acordo com a minha realidade?  O quanto exigirá de mim?

Relevante
A meta deve estar ligada à algo maior, pois é isso que irá te manter motivado em realizar. A relevância está ligada ao significado do objetivo que está por trás dessa meta.
Se você tem consciência do motivo pelo qual você quer emagrecer isso irá te impulsionar quando vierem as tentações.

Responda as perguntas – Por que? Pra que? Como quero me sentir?

Temporal
Prazo. Toda meta tem de ter um prazo exato para acabar ou não é meta. Isso nos garante a motivação, o foco e a disciplina.
Tem de definir em quanto tempo perderá os quilos que planejou. Perderá x quilos até o dia tal do mês tal.
E o sentimento de realização é maravilhoso quando você alcança uma meta no prazo, não é verdade? Isso que nos move.

Responda as perguntas – quando?  Em quanto tempo? Que data?
Com esses itens bem definidos você terá uma meta SMART definida e pronta para ser alcançada. Não estou dizendo que vai ser fácil por que está definida, estou dizendo que vai ser possível. 

Vale sempre lembrar que cada meta está ligada a um objetivo e interligada com outras metas desse objetivo. Por isso o foco em realizá-las como planejado é tão importante,  assim garantirá que você alcance seus objetivos, seus sonhos. Então disciplina é essencial sempre.

Detalhe ao máximo sua meta, para que sua mente a visualize e gere um sentimento de empolgação, isso fará com que tenha vários recursos internos que te impulsione a persistir e se dedicar para alcançar.

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Quer se organizar? Crie rotinas para te ajudar

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O livro O Poder do Hábito diz que nosso cérebro trabalha para mecanizar ações e criar hábitos para que econonize energia ao máximo.
Por isso que você não precisa pensar para realizar ações corriqueiras, como ao acordar. Você simplesmente levanta, vai ao banheiro, toma banho, escova os dentes e etc sem planejar isso, simplesmente já é um hábito levantar e ir direto ao banheiro ou ir tomar café, já faz parte da sua rotina da manhã.  Assim como fazer o mesmo caminho para o trabalho todo dia.

As rotinas economizam muito tempo, esforço e energia para o nosso corpo e nossa mente.  A partir do momento que se tornam “automáticas” suas atividades diárias ganham agilidade.
As mini rotinas – pequeno grupo de ações com objetivo específico – como chegar do trabalho, tomar banho, se vestir e ir preparar o jantar (nessa sequência). Fazem toda a diferença para o fluir das atividades.  Além de garantir que você fará o que tem de ser feito.
Se você chega no trabalho, liga o computador, olha a sua agenda e caderno de atividades e confere o email todos os dias, essa é a sua rotina de chegada no trabalho, percebe? 😉

A grande questão com as rotinas é que, na maioria das vezes, elas são criadas de forma instintiva e de um modo que roubam tempo em vez de economizar.  E de tanto fazer você nem percebe que essa rotina é prejudicial, você simplesmente “faz como sempre fez”.

E quando falamos de nos organizar, um dos pontos chaves é tormar decisões conscientes sobre o que você quer incluir e o que você quer retirar do seu dia-a-dia (desde aquele casaquinho no fundo da gaveta até a mania de experimentar cinco mudas de roupas de manhã e sair atrasado, ou apertar o soneca 10 vezes). 

Organize sua rotina, e suas mini rotinas, de forma consciente para que elas otimizem o seu dia e o seu tempo.

Avalie tudo que você faz no seu dia-a-dia e pense em como realizar de forma fluida e em uma sequência que dê praticidade  e agilidade as suas atividades. 
Por exemplo,  agrupe as atividades que tem de fazer no banheiro de manhã, ou a antes se dormir, e faça – as de uma vez só,  assim vai economizar tempo em não ficar indo e voltando.   Inclua na rotina da noite escolher a roupa do dia seguinte, assim já vai economizar tempo de manhã.  Ou ainda coloque água e comida pro cachorro quando voltar do passeio com ele, assim encerra as atividades com ele.
Esses são alguns exemplos genéricos,  só para ilustrar o meu ponto de vista. Avalie, e teste, o que funciona melhor para você, combinado?  Se precisar da minha ajuda com isso, estou a disposição para desenhar uma rotina com você também. 

Depois de avaliar e reorganizar a sua rotina macro e as menores,  REALIZE! Nos primeiros dias você estará meio que no limbo, entre a rotina antiga e a nova e isso poderá ser confuso, rsrsrs. Sim! Você tem uma rotina, mesmo sem perceber e mesmo que seja caótica kkkk. Persista  em cumprir a nova rotina,  mesmo que esqueça de algo aqui e acolá,  por pelo menos 3 semanas. Até que vire hábito.

Faça as adaptações necessárias também.  Por que na hora da aplicação você pode ver que algo que decidiu fazer não é viável, desde que  não seja viável de verdade, ok? Sono, preguiça e má vontade não contam como motivo para alterar rever a nova rotina, hein kkkk
Sempre que alterar as micro rotinas, recomece a contagem das 3 semanas, para se tornar automático.

E aí?  Quais são as suas rotinas? Me conta aqui nos comentários,  você pode servir de inspiração para alguém! 

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A bagunça externa pode ser reflexo da bagunça interna

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Ouvi essa frase do título outro dia e ela fez muito sentido para mim. Sempre falo que a mesa de trabalho bagunçada nos deixa confusas, que a bagunça tira o nosso foco, etc. E quando refleti sobre essa frase me dei conta que muitas vezes a bagunça pode não ser só resultado de correria e desorganização. Pode muito mais ser reflexo de um estado emocional, de como a mente anda funcionando, do quanto se está internamente confusa. 

E isso se reproduz no exterior em forma de desorganização.

E como sabemos, não se restringe a mesa, mas se repete nos armários, gavetas e na vida.

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Sabe a história do automático? Simplesmente vamos vivendo de acordo com o que as circunstâncias, ou pessoas, nos levam, sem nem ao menos perceber o quanto isso está pesando. Os dias e meses passam e você olha a bagunça e diz que não tem tempo para arrumar e ela só aumenta e você diz que está muito ocupada para arrumar. Tem sempre um bom motivo para justificar o estado daquele espaço.

E fica sempre agitada e acelerada (ou sem energia para nada) por que tem de dar conta de muitos afazeres e responsabilidades e que não consegue dar conta de organizar os espaços. E o tempo passa e a bagunça só aumenta e te incomoda ao ponto de você dar um jeitinho, mas não organizar de fato.

E o círculo vicioso se perpetua, por que de verdade tem um porquê por trás que não fica tão evidente às vezes.

Experimente se perceber quando identificar um espaço, ou ambiente seu desorganizado. Como está a sua mente? E os seus sentimentos?  Quais as suas prioridades? O caminho que sua vida está indo te deixa feliz ou inquieta (ou frustrada)? O que a desorganização ali representa para você? 

Avalie e trace novos rumos, ou mude a forma de enxergar e se sentir com a situação que te levou a isso. Se não puder sozinha peça ajuda, tanto para organizar o espaço como para te ajudar a não bagunçar de novo.

Tenho certeza que você terá muito mais energia e disposição e manter a organização vai ser um prazer pra você,  pois vai saber o que isso representa. 

Arregace as mangas e mãos à obra, combinado??  😉

Faça do smartphone seu aliado

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Tempos modernos, velocidade moderna, necessidades modernas, armadilhas modernas.

Na vida, cada vez mais corrida que temos, o smartphone surgiu como A salvação. A possibilidade de estar informada e acessível em qualquer hora ou lugar parecia a solução para os grandes engarrafamentos e excesso de compromissos que consomem nosso tempo. Só que o grande milagre veio com armadilhas embutidas.

Eu, de verdade, acredito que o smartphone é uma grande ferramenta para a nossa produtividade. Desde que seja usado com sabedoria e parcimônia. Se não for bem usado, as armadilhas que ele traz escondido nos pegam e nos fazem reféns em vez de usuários.
Então, vamos focar em como mantê-lo como nosso grande aliado, ok? Use o que ele te oferece de melhor. Afinal hoje eles tem uma infinidade de aplicativos a nossa disposição para facilitar a nossa vida, é só escolher os que melhor atendem as suas necessidades.

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E para fazer o melhor uso você precisa ter clareza de quais são as suas necessidades essenciais para uso no smartphone. Aquelas em que ele vai de fato te ajudar a ganhar tempo e agilizar atividades.

Aplicativos de agenda, de gerenciamento de tarefas, armazenamento de arquivos em nuvem, controle de finanças e anotações são os básicos e essenciais, na minha opinião.

Sim! Aplicativos de redes sociais e e-mail são secundários, dispensáveis! Ter ou não esse tipo de aplicativo vai depender da sua necessidade específica e rotina.

Ok. ok! Whats app é essencial kkkk.  Desde que você tenha clareza do uso que irá fazer e da rotina que estabelecerá, para não virar refém. Configure muito bem as notificações. Silencie de forma permanente as notificações  (é só ir lá nas configurações e  colocar silencioso ou nenhum na opção de toque para grupos e para individual) e tenha horários definidos para acessar. Quando algum grupo específico estiver demandando atenção configure um toque só para ele. – sim! isso é possível! clique no nome do grupo e lá nas informações tem uma opção de notificação personalizada 😉 – E lembre-se de desfazer essa configuração quando não for mais necessário.

Aliás, silencie notificações de todos os aplicativos de rede social e e-mail, se decidir que vai tê-los instalados. É totalmente contraproducente ficar ouvindo diferentes sons a todo momento.

Opte sempre por aplicativos que sejam fáceis de você usar. Se demandar tempo e esforço, após o período de adaptação, não é o ideal para você.
E teste aplicativos novos que podem ser úteis e otimizar seu uso do aparelho, já experimentou o Evernote? Esse é dica de ouro.  Teste e me conta o que achou.

Outra coisa importante é evitar colocar o seu número em todos os cadastros que faz, assim você diminui a possibilidade de ficar sendo interrompida por ligações e mensagens de propaganda.

E vale lembrar que o smartphone continua sendo um telefone, ok? Muitas vezes uma ligação te conecta muito mais com uma pessoa, ou cliente, do que uma mensagem ou e-mail. Se programe para ligar para as pessoas de vez em quando. Em horários normais, tá? nada de aproveitar que teve um tempinho a meia noite  para ligar para aquele amigo, combinado? kkkkkk

Use e abuse do seu aparelho para que ele seja de fato o que se propõe a ser, algo que veio para dar agilidade, mobilidade e praticidade para a sua vida. E não o contrário.