organização pessoal

Minha escolha de planner para 2017

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O Livre e Organizada surgiu do meu desejo de transmitir tudo que eu venho aprendendo nos últimos 10 anos no que se refere à organização do tempo e da vida. 

E como boa amante do papel, a agenda física sempre foi peça fundamental na minha organização. Uso agenda desde que me lembro como gente, rsrs, pelo menos desde os 11 anos, não consigo imaginar começar o ano sem uma.

Como já contei pra vocês aqui, estou sempre testando e experimentando novas ferramentas e métodos para organização e nos últimos anos testei o life planner. E como prometi hoje estou aqui para contar qual foi a minha escolha para 2017.

O planner vai além da agenda diária e agrega toda a sua organização pessoal em um único lugar. Expliquei em detalhes aqui,  lembra?Suas contas, suas senhas, seu controle de peso, tudo que você considerar importante ele pode ter, inclusive suas metas e objetivos para o ano. Não consigo mais me imaginar usando a agenda diária e mais outros cadernos.

Eu já usei o em pdf para impressão e já comprei o impresso e encadernado. Depois de experimentar os dois formatos optei pelo pdf pra imprimir.

Percebi que é o que funciona melhor para mim, pois costumo carregar na mochila alguns dias da semana e não só pro trabalho, mas também para onde vou depois. E o já impresso (estiloso e lindo🙈) ficou muito pesado, pois veio com todas as folhas e acessórios para o ano todo e mais capa dura e espiral de metal. Mesmo já imprimindo as folhas dos meses, tive condição de escolher materiais mais leves e não imprimir as folhas que já sei que não vou usar.

O planner para imprimir te permite acrescentar e retirar as folhas de acordo com o passar do ano ou as necessidades. Se você for “jeitosa(o)”, como eu,  pode encadernar, em uma xerox ou gráfica, e quando precisar tira o espiral para fazer as alterações,  se não for pode optar por aquelas argolas usadas para scrapbook ou um fichário, que você pode comprar um básico e customizar a capa para ficar com a sua cara ou ainda uma daquelas pastas de dois furos de escritório e usar contact para cobrir e deixar lindo (tem estampas masculinas também,  vai rsrs).

No primeiro ano eu usei um fichário, pois por ser a primeira vez não tinha ideia do que e quanto iria precisar, (e a desculpa de que não tem um furador de quatro furos não cola, por que eu usei um normal, de papelaria, de dois furos, é só marcar onde quer furar 😉). Já agora, optei por encadernar, pois já sei o quanto de páginas preciso e não tenho dificuldades para tirar e colocar a espiral conforme precisar.

Se você está buscando uma ferramenta de papel para se organizar mais completa o planner é a melhor opção.

E estou preparando uma novidade muito legal nessa área pra vocês.  Já já eu volto pra contar tudo.

03 atitudes para quem quer começar a se organizar 

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Bem sabemos que não é tarefa fácil começar a se organizar, e nem se manter organizado. Sempre digo aqui que não há fórmula mágica. Organização requer disciplina e consciência de que essa é a melhor opção para ter qualidade de vida. É o melhor dos mundos (na minha percepção, rsrs)  ser  uma pessoa organizada, mas não é fácil, nem simples, ainda mais no começo. Também vamos combinar que não tão ruim é como arrancar um siso, vai? Kkkkk

Então,  nesse texto de hj quero falar com você que decidiu que é a hora de mudar sua rotina e a forma como se organiza. 

Separei três atitudes que podem te dar um empurrãozinho a mais nesse início. 

1 – Defina exatamente por que vai ser importante pra você se organizar.  O que vai ganhar após esse esforço inicial?

Mantendo a perspectiva de que esse início precisa de dedicação e disciplina. Tenha em mente por que faz sentido pra você se organizar, por que é importante essa mudança e quais objetivos estão te demandando essa organização para serem alcançados.

2 – Informe as pessoas mais próximas a você que está mudando seus hábitos e sua rotina. 

O apoio das pessoas que amamos faz toda diferença em qualquer que seja a situação ou desafio. Sabendo desse seu momento, eles vão te entender e te apoiar, nas mudanças que vai escolher adotar, e vão até te incentivar. E quem sabe até entram nessa com você?  😉 

3 – Seja persistente. 

Ninguém dorme desorganizado e acorda organizado. É preciso dedicação,  disciplina,  persistência e determinação na aplicação do método até que se torne um hábito. Persista, recomeçe quantas vezes forem preciso, continue e continue. 

E acredite em mim!  Quando menos imaginar terá se tornado automático e simples pra você!  

Caderno de Tarefas – O que é e como usar

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​Sempre reforço que sua mente foi feita para ter ideias e não para guardar tarefas e compromissos. E acredito nisso de verdade. Se ocupar o seu tempo, e pensamentos, lembrando das coisas que precisa fazer não vai sobrar espaço – nem tempo – para criar e inovar, além do que você convive com o risco iminente de esquecer algo o tempo todo. 

O caderno de tarefas entra como uma solução para essa questão.

O caderno de tarefas é uma ferramenta que foi muito usada por quem buscava se organizar há alguns anos, quando não havia os smartphones tão facilmente, e o Bullet Journal ainda não tinha virado febre. Hoje,  mesmo com o avanço da tecnologia, ainda é muito usado pelos amantes do papel.

Essa é a ferramenta que eu mais recomendo para quem está iniciando a jornada da organização. Aliado a uma agenda para os compromissos, pode mudar totalmente a vida de quem está buscando uma organização pessoal e, por consequência, aumentar a produtividade. 

Como o nome já diz é um caderno em que você anota as suas tarefas a serem realizadas, ele te acompanha o tempo todo para que você tenha agilidade para fazer esses registros. Pode ser um caderno simples – e até mesmo um bloco – com uma caneta. 

 Tenha – o sempre junto de você e anote nele tudo que lembrar que precisa fazer.  

Ao iniciar o dia, priorize três das tarefas que você anotou – que estejam diretamente ligadas aos seus objetivos estratégicos –  e as realize primeiro. Depois siga realizando as demais tarefas já anotadas, conciliando com seus compromissos e prazos.

Só não se iluda, a proposta aqui não é que você realize todas as tarefas em um dia. Primeiro por que novas tarefas surgem o tempo todo, segundo por que umas demandam mais tempo que outras e terceiro por que sempre haverá compromissos e interrupções no seu dia, é normal nos tempos atuais. A diferença é que o fato de você ter ali concentrado tudo que precisa ser feito te dará um alívio enorme, acredite em mim. 

Vale aqui que eu te ressalte que este é um caderno de tarefas e não de objetivos, ok? Considere como tarefa aquilo que você pode realizar com pouco tempo de dedicação, normalmente são pequenas e direcionadas, ou maiores que podem ser fragmentadas, tais como: retornar uma ligação, fazer a primeira parte de um relatório, ir ao mercado, pagar uma conta, marcar um médico, cobrar um retorno, e por aí vai.  

Eu sugiro que você divida o seu caderno em duas partes, no início para as tarefas imediatas e na parte final para ideias. Assim poderá ir riscando as tarefas realizadas sem ter ideias entre elas. E sem falar que o prazer de arrancar uma página por que todas as tarefas foram concluídas é enoooorme!!  😉

Como o caderno não tem o rigor de seguir uma ordem cronológica é muito importante que você revise suas anotações com regularidade, pois uma tarefa que você anotou por último pode ser mais estratégica ou urgente do que outras que já estavam anotadas no caderno. 

Para quem já usa algum aplicativo ou um planner o caderno funciona como um depósito, em que você anota as tarefas e ideias que depois serão direcionadas para a outra ferramenta com mais detalhes e prazo. 

Mais uma vez repito, se você está começando a se organizar adote o caderno de tarefas como primeiro passo. 

E você?  Já usou ou usa o caderno de tarefas ou algo similar? 

Ficou com alguma dúvida?  Me fala nos comentários.  

Como definir metas SMART

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Quando falamos aqui de definição de objetivos mencionei que eles precisam ser “quebrados” em metas. Hoje vamos falar sobre como formular essas metas que nos levarão a atingir nossos objetivos de curto, médio e longo prazo.

Uma meta é como se fosse um degrau para o nosso objetivo, que está lá no topo. São etapas que nos levarão a alcançar o objetivo.

Para ser efetiva, e de fato nos levar aonde queremos chegar, uma meta precisa ser clara e objetiva. Precisa te motivar,  precisa te desafiar e precisa ser parte de algo maior e mais importante.

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Atualmente a melhor forma de definir metas e pela metodologia SMART. Que define critérios e nos direciona a definir as metas de forma que fiquem claras e bem específicas.

A técnica SMART é um acróstico,  ou seja, uma palavra formada pelas iniciais das palavras.
Para a meta ser SMART ela precisa ser:

eSpecífica
Precisa especificar a meta muito bem para que ela fique clara na sua mente. Não adianta dizer que quer emagrecer, tem de especificar.  Quantos quilos quer emagrecer?  Em quanto tempo? De que forma vai perder peso?

Responda as perguntas – Como? Quando? Onde? Por que? Qual? Quem?

Mensurável
Toda meta precisa de métricas para que perceba se a está atingindo ou não.
Como vai saber de realmente está emagrecendo? Se pesando, certo? Isso é uma forma de mensurar sua meta. Se você estiver pesando x quilos na data y você atingiu a sua meta.

Responda as perguntas – baseado em que vou saber se alcancei? Quantos?

Alcançável
Uma meta precisa ser possível de ser atingida,  precisa te desafiar ao mesmo tempo que é viável de executar. Não significa só definir metas fáceis e sim ser realista, para não desistir no meio do caminho e se frustrar.
Não adianta dizer que vai perder 30 quilos em um mês.  Melhor definir que vai perder 10, 7 em um mês,  ainda é desafiante porém mais possível de se alcançar.

Responda as perguntas – como calculo essa meta? Está de acordo com a minha realidade?  O quanto exigirá de mim?

Relevante
A meta deve estar ligada à algo maior, pois é isso que irá te manter motivado em realizar. A relevância está ligada ao significado do objetivo que está por trás dessa meta.
Se você tem consciência do motivo pelo qual você quer emagrecer isso irá te impulsionar quando vierem as tentações.

Responda as perguntas – Por que? Pra que? Como quero me sentir?

Temporal
Prazo. Toda meta tem de ter um prazo exato para acabar ou não é meta. Isso nos garante a motivação, o foco e a disciplina.
Tem de definir em quanto tempo perderá os quilos que planejou. Perderá x quilos até o dia tal do mês tal.
E o sentimento de realização é maravilhoso quando você alcança uma meta no prazo, não é verdade? Isso que nos move.

Responda as perguntas – quando?  Em quanto tempo? Que data?
Com esses itens bem definidos você terá uma meta SMART definida e pronta para ser alcançada. Não estou dizendo que vai ser fácil por que está definida, estou dizendo que vai ser possível. 

Vale sempre lembrar que cada meta está ligada a um objetivo e interligada com outras metas desse objetivo. Por isso o foco em realizá-las como planejado é tão importante,  assim garantirá que você alcance seus objetivos, seus sonhos. Então disciplina é essencial sempre.

Detalhe ao máximo sua meta, para que sua mente a visualize e gere um sentimento de empolgação, isso fará com que tenha vários recursos internos que te impulsione a persistir e se dedicar para alcançar.

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Faça do smartphone seu aliado

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Tempos modernos, velocidade moderna, necessidades modernas, armadilhas modernas.

Na vida, cada vez mais corrida que temos, o smartphone surgiu como A salvação. A possibilidade de estar informada e acessível em qualquer hora ou lugar parecia a solução para os grandes engarrafamentos e excesso de compromissos que consomem nosso tempo. Só que o grande milagre veio com armadilhas embutidas.

Eu, de verdade, acredito que o smartphone é uma grande ferramenta para a nossa produtividade. Desde que seja usado com sabedoria e parcimônia. Se não for bem usado, as armadilhas que ele traz escondido nos pegam e nos fazem reféns em vez de usuários.
Então, vamos focar em como mantê-lo como nosso grande aliado, ok? Use o que ele te oferece de melhor. Afinal hoje eles tem uma infinidade de aplicativos a nossa disposição para facilitar a nossa vida, é só escolher os que melhor atendem as suas necessidades.

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E para fazer o melhor uso você precisa ter clareza de quais são as suas necessidades essenciais para uso no smartphone. Aquelas em que ele vai de fato te ajudar a ganhar tempo e agilizar atividades.

Aplicativos de agenda, de gerenciamento de tarefas, armazenamento de arquivos em nuvem, controle de finanças e anotações são os básicos e essenciais, na minha opinião.

Sim! Aplicativos de redes sociais e e-mail são secundários, dispensáveis! Ter ou não esse tipo de aplicativo vai depender da sua necessidade específica e rotina.

Ok. ok! Whats app é essencial kkkk.  Desde que você tenha clareza do uso que irá fazer e da rotina que estabelecerá, para não virar refém. Configure muito bem as notificações. Silencie de forma permanente as notificações  (é só ir lá nas configurações e  colocar silencioso ou nenhum na opção de toque para grupos e para individual) e tenha horários definidos para acessar. Quando algum grupo específico estiver demandando atenção configure um toque só para ele. – sim! isso é possível! clique no nome do grupo e lá nas informações tem uma opção de notificação personalizada 😉 – E lembre-se de desfazer essa configuração quando não for mais necessário.

Aliás, silencie notificações de todos os aplicativos de rede social e e-mail, se decidir que vai tê-los instalados. É totalmente contraproducente ficar ouvindo diferentes sons a todo momento.

Opte sempre por aplicativos que sejam fáceis de você usar. Se demandar tempo e esforço, após o período de adaptação, não é o ideal para você.
E teste aplicativos novos que podem ser úteis e otimizar seu uso do aparelho, já experimentou o Evernote? Esse é dica de ouro.  Teste e me conta o que achou.

Outra coisa importante é evitar colocar o seu número em todos os cadastros que faz, assim você diminui a possibilidade de ficar sendo interrompida por ligações e mensagens de propaganda.

E vale lembrar que o smartphone continua sendo um telefone, ok? Muitas vezes uma ligação te conecta muito mais com uma pessoa, ou cliente, do que uma mensagem ou e-mail. Se programe para ligar para as pessoas de vez em quando. Em horários normais, tá? nada de aproveitar que teve um tempinho a meia noite  para ligar para aquele amigo, combinado? kkkkkk

Use e abuse do seu aparelho para que ele seja de fato o que se propõe a ser, algo que veio para dar agilidade, mobilidade e praticidade para a sua vida. E não o contrário.