produtividade

Checklist de viagem

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Foto do Google

Tenho um perfil de personalidade que precisa de organização pra pensar melhor. Acredito que parar uma vez e planejar algo seja muito mais produtivo do que ficar lembrando de algo a fazer quando está fazendo outra coisa.
Assim é também nas viagens.  Sempre me valho de listas para me ajudar a organizar os detalhes.
 
Quando vamos viajar sempre temos coisas de última hora para fazer, e é muito mais fácil se concentrar no que precisa ser feito – como passar o trabalho pro colega, confirmar a reserva da pousada ou programar o pagamento de uma conta –  sem ser atordoada toda hora pela lembrança de que precisa fazer a mala.

Nessas horas, o checklist list de viagem (ou de mala) é uma “mão na roda”. 

Essa ferramenta é basicamente uma lista, que você pode optar por uma já pronta (como a abaixo que peguei no google) ou fazer uma a mão livre ou em  uma planilha.

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A ideia é que você tire um tempo para pensar na sua viagem. A quantidade de dias, os passeios, as opções de atividades,  os tipos de restaurantes, o clima, o hotel,  os translados, etc, etc, etc…
Após visualizar toda a sua viagem – que pode ser de um fim de semana ou de um mês – você consegue perceber o que vai precisar levar e assim fazer uma lista.

Assim, quando for a hora de arrumar a mala será só pegar as coisas listadas e arrumar na mala. E evitar colocar coisas, como livros ou sapatos de salto, que não vai ter tempo de usar.

Essa lista pode ser feita a qualquer momento, desde muito antes da viagem até dias ou horas antes.

Ao fazer a lista com antecedência você consegue até ver que precisa comprar uma roupa, um sapato, um protetor solar….  E evitar a correria em cima do dia da viagem.

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Liste tudo que vai precisar levar na viagem: documentos,  lingerie, calças, blusas,  saco plástico pra roupa suja, quais serão as peças coringas, adaptador de tomadas, ou o que for que visualizou como necessário (necessário hein! nada de lotar a mala e carregar peso a toa, rsrs). 

Depois é só ticar quando for colocando na mala.

Você vai arrumar a sua mala em tempo recorde. Pois,  não precisará ficar olhando pra mala vazia, gastando tempo, pensando no que tem de colocar nela e em todo resto que ainda precisa fazer. 

Ser produtiva é otimizar seu tempo,  e é isso que o checklist de viagem proporciona.

Que tal experimentar??
Tire 10 minutos agora para imaginar a sua próxima viagem e fazer a lista do que precisa levar.
Me diz nos comentários como foi e se vai aplicar!

Um abraço,
Gheyza Oliveira

Nota

Agenda semanal – o que é e como usar

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Semana começando e achei um bom dia para falar sobre uma ferramenta pra ajudar no dia-a-dia.

Agenda semanal, planificador semanal, planejador semanal, diversos nomes são usados para essa ferramenta, ela é caracterizada por uma semana ocupar uma ou duas páginas de papel.
Eu chamo de agenda semanal, mesmo usando para mais do que só compromissos.

Esse modelo, como o nome já diz, permite que você tenha uma visão de toda sua semana e consiga se organizar melhor.

A proposta é que você coloque as suas tarefas, e/ou compromissos, nos dias da semana e com isso consiga distribuir melhor as atividades. Ao mesmo tempo em que percebe se está com atividades demais ou com tempo livre e poder remanejar.

E ainda garantindo que não irá esquecer de fazer algo por que virou a página da agenda.

Sabe aquela coisa de marcar dois compromissos pro mesmo dia e horário? Ou lembrar na sexta que tinha de ter pago uma conta na terça?? NUNCA MAIS! kkkkkk

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Essa na foto acima é a minha, que fica na mesa do trabalho. Uso uma simbologia de circular o horário quando é compromisso para destacar das atividades, que também anoto nela. Toda sexta tiro uma hora para planejar as atividades da semana seguinte, com o objetivo de distribuir as minhas ações ao longo da semana.

Agora, tenha clareza de que ela não se preenche sozinha. Você tem de se comprometer em anotar tudo lá, inclusive o que surgir ao longo da semana.

E para ser eficaz, precisa ter consciência dos seus planos e objetivos para saber o que precisa fazer. E lembre-se sempre de avaliar o que é importante e prioridade na hora de anotar.

Uma dica legal é você avaliar o seu horário de pico de produção – aquelas horas do dia que você rende mais – e alocar as atividades prioritárias nesses horários.

E aí? O que achou da agenda semanal? Me diz nos comentários se adotaria ou não 😉
Um abraço,
Gheyza Oliveira

Pra começar tem de priorizar

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Pensando no que gostaria de ver aqui, se estivesse buscando iniciar nos caminhos da organização, me dei conta que a priorização, com consciência, é um dos principais pilares para quem está começando.

Quando você se propõe a definir prioridades, você tem que tomar consciência de tudo que está envolvido. E esse é o primeiro passo para organizar, saber o que tem: o que tem de fazer, o que tem no armário, o que tem de dívidas, etc
Não adianta se lamentar de que tem muita coisa pra fazer, tem de saber exatamente O QUE tem de fazer e por onde vai começar.

De posse dessa informação, entra a priorização de fato. Christian Barbosa – autor de livros sobre gestão do tempo e produtividade – ensina a dividirmos a priorização e realização de nossas atividades em três categorias: importante, urgente e circunstancial.
Que, nas minhas palavras, se traduz em:
Importante é o estratégico, o que de fato precisa ser feito. O que vai levar ao alcance dos objetivos estratégicos.
Urgente é o importante que foi empurrado com a barriga, rsrs, e agora tem que ser pra ontem.
E circunstancial é aquilo que não está ligado diretamente ao estratégico, mesmo quando é algo que precisa ser feito.

No trabalho, por exemplo, importante são as principais ações, aquelas que dão andamento aos projetos, ou o que move a sua atividade profissional.
Urgente é aquele relatório que tem prazo, e você demorou pra começar a fazer, e agora precisa correr pra entregar ou uma demanda que veio de última hora de outra área ou instância. É o incêndio.
Circunstancial vai ser aquele documento que precisa lançar, ou dar baixa, no sistema.

Para mim, o ponto chave da priorização é a consciência do que é de fato importante. Nem vem com “ah Gheyza tudo é importante” rsrsrs.
Pare aí e pense naquilo que a sua vida não teria sentido hoje se não existisse, pense no que precisa ser feito e ninguém mais pode fazer (não serve não fazer como você, hein), pense como você sonha que a sua vida seja daqui a 50 anos. Esses são alguns exemplos de algo que é importante, é estratégico. Esses são prioridade número 01.

Quando você identifica o que tem mais relevância pra você, consegue perceber que as atividades ligadas a esses pontos são as prioritárias.

Se sua família é uma prioridade 01, as ações relacionadas a ela serão prioritárias.
Se um projeto no trabalho é prioridade 01, as tarefas ligadas a ele serão prioritárias.

Quando você sabe quais são as suas prioridades consegue dizer não com muito mais facilidade, pois sabe o que é importante e o que é circunstancial. Consegue ter motivação para realizar aquelas atividades “chatas”, pois sabe que elas estão ligadas a algo que é importante pra você.
Consegue produzir mais, pois sabe o que “atacar” primeiro.

Agora, entenda, priorizar é saber o que fazer primeiro e o que precisa de mais tempo e dedicação. Não estou dizendo que agora você só vai fazer o que está ligado aos seus objetivos estratégicos e ponto. Estou dizendo que eles tem de ser a maioria na sua agenda. Nem todo email é importante e mesmo assim eles precisam de uma resposta, só que os primeiros a serem respondidos são os que tem impacto nas suas prioridades.
Faça uma lista de tudo o que você quer/tem que fazer na próxima semana e marque um x ao lado do que está ligado às suas prioridades. Elas são a maioria?? Não? Então está na hora de reavaliar e redistribuir.

Tire um tempo para refletir como está o seu nível de consciência do que “você tem” e escolha uma área para começar a priorizar. E mãos a obra!!!!
Um abraço,
Gheyza Oliveira