Minha escolha de planner para 2017

O Livre e Organizada surgiu do meu desejo de transmitir tudo que eu venho aprendendo nos últimos 10 anos no que se refere à organização do tempo e da vida. 

E como boa amante do papel, a agenda física sempre foi peça fundamental na minha organização. Uso agenda desde que me lembro como gente, rsrs, pelo menos desde os 11 anos, não consigo imaginar começar o ano sem uma.

Como já contei pra vocês aqui, estou sempre testando e experimentando novas ferramentas e métodos para organização e nos últimos anos testei o life planner. E como prometi hoje estou aqui para contar qual foi a minha escolha para 2017.

O planner vai além da agenda diária e agrega toda a sua organização pessoal em um único lugar. Expliquei em detalhes aqui,  lembra?Suas contas, suas senhas, seu controle de peso, tudo que você considerar importante ele pode ter, inclusive suas metas e objetivos para o ano. Não consigo mais me imaginar usando a agenda diária e mais outros cadernos.

Eu já usei o em pdf para impressão e já comprei o impresso e encadernado. Depois de experimentar os dois formatos optei pelo pdf pra imprimir.

Percebi que é o que funciona melhor para mim, pois costumo carregar na mochila alguns dias da semana e não só pro trabalho, mas também para onde vou depois. E o já impresso (estiloso e lindo🙈) ficou muito pesado, pois veio com todas as folhas e acessórios para o ano todo e mais capa dura e espiral de metal. Mesmo já imprimindo as folhas dos meses, tive condição de escolher materiais mais leves e não imprimir as folhas que já sei que não vou usar.

O planner para imprimir te permite acrescentar e retirar as folhas de acordo com o passar do ano ou as necessidades. Se você for “jeitosa(o)”, como eu,  pode encadernar, em uma xerox ou gráfica, e quando precisar tira o espiral para fazer as alterações,  se não for pode optar por aquelas argolas usadas para scrapbook ou um fichário, que você pode comprar um básico e customizar a capa para ficar com a sua cara ou ainda uma daquelas pastas de dois furos de escritório e usar contact para cobrir e deixar lindo (tem estampas masculinas também,  vai rsrs).

No primeiro ano eu usei um fichário, pois por ser a primeira vez não tinha ideia do que e quanto iria precisar, (e a desculpa de que não tem um furador de quatro furos não cola, por que eu usei um normal, de papelaria, de dois furos, é só marcar onde quer furar 😉). Já agora, optei por encadernar, pois já sei o quanto de páginas preciso e não tenho dificuldades para tirar e colocar a espiral conforme precisar.

Se você está buscando uma ferramenta de papel para se organizar mais completa o planner é a melhor opção.

E estou preparando uma novidade muito legal nessa área pra vocês.  Já já eu volto pra contar tudo.

Anúncios

Faça do smartphone seu aliado

Tempos modernos, velocidade moderna, necessidades modernas, armadilhas modernas.

Na vida, cada vez mais corrida que temos, o smartphone surgiu como A salvação. A possibilidade de estar informada e acessível em qualquer hora ou lugar parecia a solução para os grandes engarrafamentos e excesso de compromissos que consomem nosso tempo. Só que o grande milagre veio com armadilhas embutidas.

Eu, de verdade, acredito que o smartphone é uma grande ferramenta para a nossa produtividade. Desde que seja usado com sabedoria e parcimônia. Se não for bem usado, as armadilhas que ele traz escondido nos pegam e nos fazem reféns em vez de usuários.
Então, vamos focar em como mantê-lo como nosso grande aliado, ok? Use o que ele te oferece de melhor. Afinal hoje eles tem uma infinidade de aplicativos a nossa disposição para facilitar a nossa vida, é só escolher os que melhor atendem as suas necessidades.

image

E para fazer o melhor uso você precisa ter clareza de quais são as suas necessidades essenciais para uso no smartphone. Aquelas em que ele vai de fato te ajudar a ganhar tempo e agilizar atividades.

Aplicativos de agenda, de gerenciamento de tarefas, armazenamento de arquivos em nuvem, controle de finanças e anotações são os básicos e essenciais, na minha opinião.

Sim! Aplicativos de redes sociais e e-mail são secundários, dispensáveis! Ter ou não esse tipo de aplicativo vai depender da sua necessidade específica e rotina.

Ok. ok! Whats app é essencial kkkk.  Desde que você tenha clareza do uso que irá fazer e da rotina que estabelecerá, para não virar refém. Configure muito bem as notificações. Silencie de forma permanente as notificações  (é só ir lá nas configurações e  colocar silencioso ou nenhum na opção de toque para grupos e para individual) e tenha horários definidos para acessar. Quando algum grupo específico estiver demandando atenção configure um toque só para ele. – sim! isso é possível! clique no nome do grupo e lá nas informações tem uma opção de notificação personalizada 😉 – E lembre-se de desfazer essa configuração quando não for mais necessário.

Aliás, silencie notificações de todos os aplicativos de rede social e e-mail, se decidir que vai tê-los instalados. É totalmente contraproducente ficar ouvindo diferentes sons a todo momento.

Opte sempre por aplicativos que sejam fáceis de você usar. Se demandar tempo e esforço, após o período de adaptação, não é o ideal para você.
E teste aplicativos novos que podem ser úteis e otimizar seu uso do aparelho, já experimentou o Evernote? Esse é dica de ouro.  Teste e me conta o que achou.

Outra coisa importante é evitar colocar o seu número em todos os cadastros que faz, assim você diminui a possibilidade de ficar sendo interrompida por ligações e mensagens de propaganda.

E vale lembrar que o smartphone continua sendo um telefone, ok? Muitas vezes uma ligação te conecta muito mais com uma pessoa, ou cliente, do que uma mensagem ou e-mail. Se programe para ligar para as pessoas de vez em quando. Em horários normais, tá? nada de aproveitar que teve um tempinho a meia noite  para ligar para aquele amigo, combinado? kkkkkk

Use e abuse do seu aparelho para que ele seja de fato o que se propõe a ser, algo que veio para dar agilidade, mobilidade e praticidade para a sua vida. E não o contrário.

Planilha de Orçamento Pessoal

image

Fonte: Google

Acredito que somos a nossa própria empresa – a primeira e mais importante empresa.
Na questão financeira, assim como as empresas temos receitas e despesas, contas, planos,  credores, devedores.
A nossa única diferença para as empresas é que não controlamos nosso orçamento! Como pode isso??

Você consegue imaginar uma empresa que gasta mais do que ganha? Que não pague seus fornecedores? Que não saiba qual é o seu faturamento? Ou que não faça a gestão do seu orçamento??
Então por que imagina que você,  sua própria e mais importante empresa,  pode essas coisas???

Assim como as empresas, precisamos cuidar de nossas finanças, ter clareza do nosso orçamento. Saber o quanto entra e como está sendo gasto/investido o nosso dinheiro. Isso nos permite gerir o nosso orçamento,  fazer planos conscientes para o futuro. Afinal, a maioria dos nossos sonhos e planos envolvem dinheiro,  não é verdade?

Para que isso seja possível e viável, hoje eu sugiro o uso de uma planilha de controle do orçamento pessoal.

Existem inúmeras opções de planilhas já prontas na Internet pra você pegar ou você pode criar a sua. Pode ser em um caderno como na imagem abaixo, se você prefere o papel.
Baixei essa  aqui do Idec pra você já colocar a mão na massa.

image

Na prática,  a ideia da planilha é que você tenha uma visão completa das suas finanças.  Contas, gastos, investimentos,  tudo ali a sua vista, onde vai cada centavo. Ok, ok, cada real vai kkkkk

Vamos lá então.

Liste todas as suas receitas.  Tudo que você recebe – salário,  lucro de vendas, aluguel,  mesada, pensão, etc – coloque o valor ao lado e a data prevista para receber (assim poderá planejar os pagamentos).
Liste então,  todas as suas despesas fixas. Aquelas que você paga todo mês e o valor não muda – aluguel, condomínio,  celular, etc -.
Depois liste todas as despesas fixas variáveis.  Aquelas contas que você paga todo mês e o valor muda – luz, água,  cartão de crédito,  etc -. Faça uma média dos últimos três meses para estimar o valor que colocará na planilha.
No caso do cartão de crédito, anote ao longo do mês anterior o que comprou e saberá quanto será a próxima fatura.
E finalmente defina algumas linhas para as despesas pontuais. Coisas como restaurantes, cinemas, presentes de aniversário, comprinhas, etc.
Como assim você não sabe quanto gasta com essas coisas?!? É,  agora entendo pq você diz que não sabe onde seu dinheiro está indo. Você realmente NÃO SABE 😱😱

Tome consciência!!! 

Tome consciência de quanto está gastando com esse tipo de despesa, por que normalmente é aí que as coisas se perdem. São 20 reais em uma blusa aqui, 60 reais em um presente ali e quando vê já se foi 30, 40% do seu orçamento. 
Tenha um valor estimado em sua planilha para esses gastos,  inclusive se for pagar no cartão de crédito. 
Afinal, em uma empresa até o lanche dos funcionários são calculados pelo empresário,  não são?? 

Agora, tire um tempo e alimente a sua planilha de forma consciente.  Coloque valores reais e não o que você gostaria que fosse. Ao longo do mês cheque se o que pagou foi o que previu, se não foi altere o valor na planilha. 
Seja realista no preenchimento e não se cobre demais agora, pois precisa saber de fato como as coisas estão para então começar a gerir seu orçamento. 

Agora, mais uma vez te lembro que somos seres de hábitos, nada muda da noite pro dia.
A planilha não vai se alimentar sozinha e nem controlar seu orçamento por você.  É preciso dedicação e persistência para se habituar a usar a planilha.  Tanto para alimentá-la, quanto para se ater aos valores estipulados ao longo do mês.

Claro que emergências surgem e são emergências, só que vamos combinar que jantar com os amigos ou aquele blusa irresistível não são emergências, ok?
Seja detalhista no primeiro preenchimento da planilha – coloque quantas linhas achar necessárias,  e inclua ou retire no futuro – para que abranjam suas receitas, despesas, poupança e investimentos. Assim poderá ter uma visão completa de suas finanças em um mesmo lugar. Isso tornará mais eficaz a gestão do seu orçamento e o planejamento do futuro.

Mas a gestão do orçamento vai ficar pra um próximo post. 😉

Alimente sua planilha e me conta nos comentários como foi.

Um abraço,
Gheyza Oliveira

Esquece essa história de multitarefas

image

Cada vez mais os estudiosos de produtividade vem reforçando que não somos seres multitarefas (pois é mulheres nos engaram direitinho kkkkk). 
O fato de fazermos mil coisas ao mesmo tempo não significa que estamos de fato sendo produtivos como podemos ser. Muitas vezes levamos o dobro do tempo para fazer uma tarefa do que levaríamos se estivesse fazendo só ela.

Faz um teste: Cronometre o tempo que você leva para escrever um e-mail enquanto vê TV e fala ao telefone. Depois cronometra o tempo que leva só escrevendo o mesmo e-mail.

Você não consegue colocar sua atenção em diversas coisas ao mesmo tempo. Quantas vezes você já parou de ouvir a conversa no telefone por que algo no computador ou na TV te chamou a atenção? Sua atenção está sempre em uma única coisa, o que acontece é que sobra um resquício de ouvido ou olhar que te parece atenção. 
Quando tentamos fazer várias coisas concomitantemente o que acontece é que perde-se um tempo precioso a cada vez que muda de atividade e perde de novo quando volta, e isso impede que se concentre e renda o seu melhor potencial. Por que existe um tempo necessário para que o cérebro se desligue de um assunto e se concentre no outro. Se você está sempre alternando impede que o cérebro de fato foque e você produza de forma eficaz.

“Onde você foca expande” nos ensina a lei do foco.

Quando você se concentra em uma tarefa por vez, consegue potencializar as suas capacidades para realizá-la, o que leva a concluir muito mais rápido e com melhor qualidade. 

Depois de algum tempo com o foco só naquilo, seu grau de percepção e de concentração aumenta consideravelmente e o cérebro consegue fazer conexões que te auxiliam a chegar na solução ou conclusão do que está fazendo.

É claro, que no dia-a-dia moderno precisamos nos desdobrar em mil e fazemos muitas atividades “no automático”. Não há nada de errado nisso. Só que precisamos ter clareza que não significa que estamos fazendo da melhor maneira e muito menos da maneira mais rápida. Quantas vezes fez um relatório parando para atender telefone ou responder e-mail e depois viu que escreveu algo errado ou pulou palavras? Ou pior, perdeu a linha de raciocínio. 

Retrabalho é sempre uma perda de tempo.

Ah! Vamos combinar que as tarefas e ações que estão diretamente ligadas as suas prioridades NUNCA podem ser realizadas sem concentração e foco, afinal elas são prioridade, ok?.

Experimenta um dia essa semana fazer uma tarefa por vez e depois me conta aqui nos comentários como foi  😉

Um abraço,
Gheyza Oliveira

Nota

Agenda semanal – o que é e como usar

image

Semana começando e um novo mês vindo aí. Achei um bom dia para falar sobre uma ferramenta pra ajudar no dia-a-dia.

Agenda semanal, planificador semanal, planejador semanal, diversos nomes são usados para essa ferramenta, ela é caracterizada por uma semana ocupar uma ou duas páginas de papel.
Eu chamo de agenda semanal, mesmo usando para mais do que só compromissos.

Esse modelo, como o nome já diz, permite que você tenha uma visão de toda sua semana e consiga se organizar melhor.

A proposta é que você coloque as suas tarefas, e/ou compromissos,  nos dias da semana e com isso consiga distribuir melhor as atividades. Ao mesmo tempo em que percebe se está com atividades demais ou com tempo livre e poder remanejar.

E ainda garantindo que não irá esquecer de fazer algo por que virou a página da agenda.

Sabe aquela coisa de marcar dois compromissos pro mesmo dia e horário? Ou lembrar na sexta que tinha de ter pago uma conta na terça?? NUNCA MAIS! kkkkkk

image

Essa na foto acima é a minha, que fica na mesa do trabalho. Uso uma simbologia de circular o horário quando é compromisso para destacar das atividades, que também anoto nela. Toda sexta tiro uma hora para planejar as atividades da semana seguinte, com o objetivo de distribuir as minhas ações ao longo da semana.

Agora,  tenha clareza de que ela não se preenche sozinha. Você tem de se comprometer em anotar tudo lá, inclusive o que surgir ao longo da semana.

E para ser eficaz, precisa ter consciência dos seus planos e objetivos para saber o que precisa fazer. E lembre-se sempre de  avaliar o que é importante e prioridade na hora de anotar.

Uma dica legal é você avaliar o seu horário de pico de produção – aquelas horas do dia que você rende mais – e alocar as atividades prioritárias nesses horários. 

E aí?  O que achou da agenda semanal? Me diz nos comentários se adotaria ou não 😉

Um abraço,
Gheyza Oliveira

Pra começar tem de priorizar

image

Pensando no que gostaria de ver aqui, se estivesse buscando iniciar nos caminhos da organização, me dei conta que a priorização com consciência é um dos principais pilares para quem está começando.

Quando você se propõe a definir prioridades, você tem que tomar consciência de tudo que está envolvido. E esse é o primeiro passo para organizar, saber o que tem: o que tem de fazer,  o que tem no armário,  o que tem de dívidas,  etc
Não adianta se lamentar de que tem muita coisa pra fazer, tem de saber exatamente O QUE tem de fazer.

De posse dessa informação, entra a priorização de fato. Christian Barbosa – autor de livros sobre gestão do tempo e produtividade – ensina a dividirmos a priorização e realização de nossas atividades em três categorias: importante,  urgente e circunstancial.
Que, nas minhas palavras,  se traduz em:
Importante é o estratégico, o que de fato precisa ser feito. O que vai levar ao alcance dos objetivos estratégicos.
Urgente é o importante que foi empurrado com a barriga, rsrs, e agora tem que ser pra ontem.
E circunstancial é aquilo que não está ligado diretamente ao estratégico, mesmo quando é algo que precisa ser feito.

No trabalho,  por exemplo, importante são as principais ações,  aquelas que dão andamento aos projetos, ou o que move a sua atividade profissional. 
Urgente é aquele relatório que tem prazo, e você demorou pra começar a fazer, e agora precisa correr pra entregar ou uma demanda que veio de última hora de outra área ou instância. É o incêndio.
Circunstancial vai ser aquele documento que precisa lançar, ou dar baixa, no sistema. 

Para mim, o ponto chave da priorização é a consciência do que é de fato importante. Nem vem com “ah Gheyza tudo é importante”  rsrsrs.
Pare aí e pense naquilo que a sua vida não teria sentido hoje se não existisse, pense no que precisa ser feito e ninguém mais pode fazer (não serve não fazer como você,  hein), pense como você sonha que a sua vida seja daqui a 50 anos. Esses são alguns exemplos de algo que é importante,  é estratégico. Esses são prioridade número 01.

Quando você identifica o que tem mais relevância pra você, consegue perceber que as atividades ligadas a esses pontos são as prioritárias.

Se sua família é uma prioridade 01, as ações relacionadas a ela serão prioritárias.
Se um projeto no trabalho é prioridade 01, as tarefas ligadas a ele serão prioritárias. 

Quando você sabe quais são as suas prioridades consegue dizer não com muito mais facilidade, pois sabe o que é importante e o que é circunstancial. Consegue ter motivação para realizar aquelas atividades “chatas”, pois sabe que elas estão ligadas a algo que é importante pra você. 
Consegue produzir mais, pois sabe o que “atacar” primeiro.

Agora, entenda, priorizar é saber o que fazer primeiro e o que precisa de mais tempo e dedicação. Não estou dizendo que agora você só vai fazer o que está ligado aos seus objetivos estratégicos e ponto. Estou dizendo que eles tem de ser a maioria na sua agenda. Nem todo email é importante e mesmo assim eles precisam de uma resposta, só que os primeiros a serem respondidos são os que tem impacto nas suas prioridades. 
Faça uma lista de tudo o que você quer/tem que fazer na próxima semana e marque um x ao lado do que está ligado às suas prioridades. Elas são a maioria?? Não?  Então está na hora de reavaliar e redistribuir. 

Tire um tempo para refletir como está o seu nível de consciência do que “você tem” e escolha uma área para começar a priorizar. E mãos a obra!!!! 

Um abraço,
Gheyza Oliveira

Boas vindas!

SAM_1008Gheyza e suas agendas, Gheyza sempre tem um caderninho, Gheyza e suas listas, sem a Ghe nosso encontro não sai, que dica legal Gheyza, como você consegue Ghe?, só você pra organizar isso Gheyza, só a Gheyza pra manter tudo isso sob controle, A Gheyza controla tudo isso, que ótima ideia Gheyza……

Ouvir essas frases sempre me deixaram muito feliz e orgulhosa. Pois não fui sempre tão organizada assim, precisei estudar e buscar soluções para as minhas dificuldades de gerenciar meu tempo. E saber que essa minha “mania” de organização pode ser colocada em benefício de outra pessoa (nem que seja para organizar o próximo encontrinho das amigas, rsrs) me deixa realizada.

Embarquei em uma jornada de autoconhecimento nos últimos anos que me fez perceber que minha missão é desenvolver pessoas, é colocar meus aprendizados e meus esforços em favor do crescimento, seja pessoal ou profissional, de outras pessoas.

Espero que esse blog se torne um canal para essa missão – e que possa aprender muito mais com você – através de tudo que tenho aprendido sobre organização e autodesenvolvimento também, afinal o lado de fora é sempre um reflexo de como estamos por dentro, não é mesmo?

Então, sejamos muito bem vindos ao Livre e Organizada, para juntos buscarmos a melhora contínua da nossa vida e do nosso tempo.