E-book gratuito para alavancar a sua produtividade

Já se pegou pensando em o que poderia fazer para dar conta de tudo que tem pra fazer? Em como algumas pessoas fazem tantas coisas ao mesmo tempo e você não consegue? 

Acredite, você não está sozinho nessa.

Quantas pessoas vivem se sentindo cansadas e com a sensação de que por mais que façam sempre falta muita coisa a fazer. Ou tem projetos que estão na gaveta (ou nos sonhos,  rsrs) por que mal dão conta das atividades que já tem. Não é mesmo?? 
Essa é a realidade da maioria das pessoas hoje em dia.  Correndo de um lado pro outro, sendo puxado para todos os lados e a frustração crescendo.

Estamos, sendo sugados pelo senso de urgência e a falta de prioridades. Se não houver organização, sua vida vai estar sempre sendo levada para todos os lados.

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Pensando nisso escrevi, com muito carinho,  10 dicas para te ajudar a alavancar a sua produtividade. Melhorar mesmo! a forma como você pensa e faz o seu dia, as suas atividades,  a sua vida. Para assim você ter tempo para o que realmente importa pra você.  Que não é responder 300 emails,  certo?

Sim, eu teria 356 dicas para te dar para você se tornar mais produtiva, kkk. Mas eu escolhi as que você pode começar a aplicar agora e já ver resultados em um curto espaço de tempo. Escolhi 10 que eu já testei e tenho CERTEZA que funcionam.

É claro que – como sempre falo – organização não é milagre, é uma decisão.  Você tem de se comprometer em praticar, para então usufruir dos benefícios.  E se fizer isso verá como vai aumentar significativamente a sua produtividade no dia-a-dia. 

Do fundo do meu coração escrevi e estou disponibilizando esse e-book gratuitamente para você. Afinal, quero muito que você consiga ter tempo no fim de semana para fazer nada se você quiser ;).

Cadastre seu email e receba esse presente que fiz para você. E me conta nos comentários o que achou, combinado?

**Ah! Se você recebe os posts por email,  dá um pulinho lá no site para garantir o seu também!  💜💜

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É hora de revisar as resoluções de ano novo

Hoje entramos na última semana de abril, e atingimos o primeiro 1/3 de 2016.

Pois é,  120 dias já se foram!

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É um momento perfeito para revisar nossos planos e objetivos traçados para 2016.

Está bem, está bem, sei que você – organizada que é – vem acompanhando mensalmente o andamento dos seus objetivos ;).  Mesmo assim aí vai esse post, rsrs

Os marcos do ano são muito bons para uma reflexão.  Quanta coisa já aconteceu na sua vida nesses 04 meses! Já parou pra pensar? Ou está só vivendo um dia depois do outro?

Pare um pouco, tire um tempo pra você e reflita: O que mudou na sua vida? Seus planos ainda são os mesmos? O que mudou? O que se manteve? Qual objetivo ficou meio de lado? Qual está caminhando bem? Qual precisa de um gás?  Qual já foi alcançado?  O que surgiu de novo? Reflita do por quê de cada objetivo estar no patamar em que está.
O que isso diz sobre você e seu momento de vida?  Está dando o seu melhor ou está se sabotando? Está encarando com coragem ou está sendo vencida pelo medo?

Após esse momento de reflexão e avaliação vamos por as mãos na massa!! E definir como serão os próximos 2/3 do ano, afinal os marcos também são de início, certo? 
Trace estratégias e planeje as ações para os objetivos, os novos ou os que foram revistos.

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Defina novos prazos,  o percentual de realização até o fim do próximo 1/3 do ano e como vai celebrar se cumprir. Estabeleça pequenas etapas para cada objetivos e acompanhe regularmente. Quando você acompanha pode recalcular a direção no caminho em vez de ter de recomeçar. 

Ah! E COMEMORE!  Celebre as metas alcançadas,  os objetivos que estão andando bem, o que já conquistou, sua determinação, tudo que já viveu e aprendeu em 2016! 

E celebre que ainda tem muito ano pela frente!!!

Vamos em frente usufruir tudo que 2016 ainda tem para nos oferecer!!  Vamos juntas?

A importância do autoconhecimento para definir objetivos

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Esse fim de semana estava conversando sobre o quanto o autoconhecimento, e saber qual é a sua missão, é importante e nos ajuda a direcionar nossa vida.

Então resolvi falar um pouco sobre isso aqui.

Nos conhecer exige dedicação,  exige vontade,  mas é a melhor forma de saber como conduzir a vida. Como sempre digo, tomar consciência tem de ser o passo principal em tudo, para que tenhamos clareza para fazer as escolhas.
Enquanto não se encontra o seu propósito, a sua missão,  o seu por quê,  tudo fica superficial, imediatista. 
Todas as escolhas são feitas na empolgação, os objetivos são definidos sem um real fundamento, e se desiste daquilo na mesma velocidade que se interessou.  Afinal,  tem sempre algo muito interessante surgindo, não é mesmo?
Eu era muito assim com os estudos, começava a estudar um tema, comprava 5 livros, lia 2 ao mesmo tempo, seguia todos os blogs que falavam sobre o tema, na maior empolgação.  3 meses depois estava fazendo tudo de novo com um novo assunto kkkkk.

Até que comecei a buscar entender quem eu era, e pude perceber como eu funciono, o que é importante pra mim e qual é a minha missão. Com isso tenho um caminho claro quando se trata do que vou estudar ou pesquisar, ou todo o resto. 
Quando você consegue entender qual é o seu propósito ou sua missão, e o que  é importante tudo flui nesse caminho. Seus interesses,  as oportunidades que surgem, as amizades que faz,  tudo te levam nessa direção. Não significa que só existe um caminho,  significa que você sabe por que está indo por um ou outro caminho.

Hoje em dia se fala tanto que tem que ter foco, disciplina e determinação para alcançar seus objetivos, e eu concordo! 
Só que posso te garantir que tudo isso será em vão, se você não souber o por quê – e o pra que – de cada um dos objetivos e o que está por trás de cada um deles.

Olhe para dentro, reflita sobre o que é realmente importante para você e então coloque toda sua força em fazer acontecer.  A organização e a produtividade serão a forma de viver e te darão as ferramentas que te propiciação tempo e qualidade de vida para alcançar os objetivos que serão traçados com mais sentido para você. 

Como eu me organizo

Para mim organização é ter certeza de que minha vida não está sendo desperdiçada com o que não acrescenta conhecimento nem com o que me afasta dos meus objetivos. Algumas pessoas me perguntam como eu me organizo.  Eu sempre digo que minha organização está em constante mudança e depende do meu momento de vida.
Porque eu acredito que a organização é um modo de vida e ela tem de seguir a sua realidade e as suas mudanças.  Se estou em um momento de poucos projetos e atividades a organização exigirá menos recursos. Já quando estou com mais preciso de mais recursos.
Mesmo sendo bem tradicional e tendo uma base de organização bem fixa, eu gosto muito de experimentar novas opções, principalmente quando são recomendadas pelas pessoas que são referências para mim nesses temas. Algumas eu incorporo, outras entendo que não são pra mim e vou seguindo.
Então vou falar do que estou usando atualmente para me organizar.

AGENDA
Esse ano estou usando três agendas. Sim! Três agendas! :mrgreen: Duas físicas e uma digital.
Calma,  eu não rasguei os mandamentos da organização kkkkk, vou explicar.  Nos últimos anos o meu uso da agenda de papel mudou muito e incorporei o caderno de tarefas a ela.
Então,  hoje minhas agendas são o que norteiam o meu dia. Eu anoto as tarefas com datas – ou seja,  tudo que tenho que fazer em determinado dia – na agenda.
E uso o caderno de tarefas só para aquelas que não tem prazo.
Por isso tenho duas. Uma para o trabalho e outra para o pessoal e os outros projetos. 

E a digital é destinada aos compromissos de fato. Uso a Google Agenda, pois posso ter várias (em alguns momentos separo as de algum projeto específico), e compartilhar. 

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A agenda do trabalho é um planejador semanal como falei nesse post.   E é nela que vejo tudo que tenho que fazer no dia. Desde um novo projeto a responder/enviar um email.
A agenda pessoal é um planner, com visão semanal também, e que comanda todo o resto da minha vida, rsrs. De publicar aqui no blog a marcar uma consulta,  passando por dar parabéns a fulano.

O planner,  inclusive,  é algo que estou testando. Sempre usei agenda diária e no ano passado usei um planner em arquivo – que vc imprime as páginas conforme precisa – e esse ano estou usando um completo. No fim do ano conto pra você qual vai ser o eleito para o ano que vem, se não surgir uma outra opção para testar kkkkk.

Na sexta-feira eu tiro um tempo no fim do dia para anotar na agenda do trabalho o que terei de fazer na próxima semana em cada dia. Sempre deixando uma margem para os imprevistos, afinal trabalho no RH gente kkkkk. E todo dia batalho para ticar todas as tarefas planejadas para ele. E não termino a semana sem estar com todas as tarefas cumpridas e ticadas (ticar é como chocolate pra quem é organizada 😝😝).  E no domingo faço o mesmo com a agenda pessoal. Claro que nas duas ao longo da semana vou acrescentando o que surge e já anoto algo que tenha de fazer em algum dia da semana seguinte, só que dedico um tempo específico para planejar a próxima semana.  Afinal,  planejando é que garantimos o andamento da realização dos nossos objetivos,  lembra? 😉

FINANÇAS
Eu sempre digo que se você não controla as finanças elas te atropelam.
Eu vigio as minhas bem de perto.

Mesmo sendo uma boa gastadeira, sei exatamente onde meu dinheiro vai e digo com muito orgulho que não perco o prazo de pagar minhas contas.

Eu uso planilha de controle há anos e adoro. Só que como boa fã do papel, uso um caderninho para anotar diariamente os meus gastos do dia-a-dia, e depois passo para a planilha. Nele divido em 04 categorias básicas: crédito,  débito,  ticket e dinheiro. E na planilha sigo as categorias lá definidas,  que são baseadas no tipo de despesa e não em como foram pagas.
Esse ano estou experimentando o Kakebo, que é um método japonês consolidado em formato de livro, esse da foto aí embaixo. Ele une as duas formas que uso – o gasto diário e as contas mensais – além de propor metas para cada mês.  Estou gostando muito, depois vou fazer um post explicando mais sobre ele.

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PRODUTIVIDADE
Nos tempos modernos a quantidade de opções de aplicativos e gadgets é absurda.  Tenho sempre o cuidado de não me deixar levar, pois se você não vigiar fica com a vida fatiada pra todos os lados.
Para a parte de produtividade e gestão do tempo uso três itens,  sendo dois no celular e um no computador.  No micro uso o Neotriad, do Christian Barbosa, que é um sistema de gerenciamento de tarefas,  projetos e compromissos. Apesar dele ser muito completo e oferecer relatórios incríveis eu o uso, basicamente, para as tarefas do trabalho, pois o uso no computador, para medir o tempo de execução das tarefas. 

Você não consegue se planejar de forma adequada, se não souber quanto tempo leva para executar cada tarefa.

No celular uso o Notes, que já vem no Android,  para anotações rápidas e lembretes quando não estou com a agenda em mãos. Ele é o meu caderno de anotações.
E também no celular uso o Evernote (que também uso no micro quando preciso)  que hoje é o meu principal gerenciador de arquivos. Ele é um sistema de gerenciamento muito completo e com mil possibilidades de adaptação segundo a sua necessidade, que tem como ponto principal a sincronização dos dados entre celular, web e computador. Todo material que escrevo, que consulto,  que guardo, que quero ter acesso rápido, etc, está nele.  Se você me emprestar um livro hoje quando eu te devolver as partes que mais se destacaram pra mim estarão no evernote, com uma etiqueta com o nome do livro dentro do caderno de livros lidos. Os meus rascunhos dos posts pra cá são escritos lá.  O link para a inscrição do Treinamento Você está salvo lá.  Enfim,  muita coisa está lá,  rsrs  e te digo que ainda tenho muito a evoluir no uso dessa ferramenta, pois as opções são muitas.

QUANDO O BICHO PEGA
Às vezes,  tudo acontece ao mesmo tempo e você tem a sensação de que não vai dar conta de fazer e lembrar de tudo que precisa.

Quando minha vida está assim eu dou Graças a Deus por ter minha rotina estruturada e recorro a todas as memórias auxiliares que posso.
Me valho do alarme do celular,  já experimentou? Quando tenho que lembrar de pegar alguma coisa em casa a noite pra levar pro trabalho,  por exemplo,  eu programo um alarme para o horário que sei que estarei em casa.

E recorro ao meu adesivo lousa, da foto abaixo, que fica na porta do meu armário. Nele anoto aquilo que tenho de lembrar até fazer (mesmo que seja me lembrar de ser grata) por alguns dias. Normalmente eu uso quando mudo a rotina matinal ou noturna, ou quando tenho que fazer a declaração do IR, rsrs, por exemplo.

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É isso! É assim que eu me organizo.  Não sou uma control freak que acho que vai morrer se não estiver com tudo nos trilhos.  Só busco me valer de soluções que me ajudem a ter tempo para fazer tudo que preciso e administrar a minha vida da melhor forma possível. 

Como organizar seu ambiente de trabalho

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Cada coisa deve ter o seu lugar é a regra nº 01 da organização, assim como uma decisão tomada várias vezes é perda de tempo e energia é o princípio nº 01 da produtividade. Esses dois “mandamentos” estão sempre permeando as minhas ações no dia-a-dia e baseado nisso resolvi falar um pouco sobre a organização do ambiente de trabalho, como minha amiga Camila pediu.

Espaço de trabalho é algo muito particular, ele reflete muito de você, então vamos com um olhar amplo.

O seu ambiente de trabalho, independente do tamanho, tem de ser um local que estimule sua concentração e criatividade. Tem que facilitar a sua vida e não te distrair. Dessa forma, o seu espaço deve conter somente o que vá lhe propiciar isso.

Eu destaco três pontos que precisam ter em seu ambiente: iluminação, sistema de organização (cada coisa ter seu lugar) e arquivo (armário, gavetas).

MÓVEIS
Isso vai depender, depender e depender, rsrsrs. Mas mesa e cadeira são comuns a todos. Busque ter bons móveis, pois eles irão prejudicar ou proteger sua saúde. Não é produtivo trabalhar desconfortável ou com dor. Avalie o que irá te ajudar a ficar confortável, e com uma postura ergonômica, e priorize esses itens. Por exemplo, para mim, que sou baixinha, apoio de pé é essencial para não terminar o dia toda torta e dolorida.

Eu considero importante para um ambiente organizado que tenha algum tipo de arquivo, com armário ou gavetas.

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Mesmo espaços pequenos são funcionais.

Quem segue no insta sabe que eu adoro gavetas arrumadas, rsrs
Gavetas são excelentes para guardar as coisas que você precisa ter ppr perto, mas não em cima da mesa.

E armários são ótimos para arquivar documentos, contas e papéis de projetos que estão em andamento ou que são usados esporadicamente (ou para consulta).

O tamanho do gaveteiro ou armário dependerá do seu espaço e demanda. Afinal, não justifica ter armários grandes e uma dúzia de gavetas se você não tem tanto volume de papéis e acessórios assim.

Vamos combinar que armário e gaveta não são buracos negros para você esconder a sua bagunça, ok?

MESA
Vou destacar sobre a mesa, pois ela é a peça chave, ela nos ajuda e também pode ser uma grande armadilha. Então sua arrumação é vital para o seu rendimento.

Mantenha em cima da sua mesa só o que for estritamente necessário e tenha um lugar definido para esses itens. Os papéis do projeto que está trabalhando no dia, as canetas, a agenda, o caderno de tarefas, o que for, desde que seja imprescindível.

Olhe agora tudo que tem em cima da sua mesa e classifique em 1-  imprescindível, 2 – necessário e 3 – descartável. O 1 é o que vai ficar sobre a mesa, guarde o 2 na gaveta, ou no armário, e descarte o 3.
Essa avaliação precisa ser diária – no pior dos cenários semanalmente –ok? Por que no turbilhão do dia-a-dia vamos largando as coisas em cima da mesa, é normal, e quando vemos estamos sendo soterrados, kkkk. E a questão é que a nossa mente acompanha o estado da nossa mesa. Repare só como ficamos ansiosas e agitadas quando nossa mesa está bagunçada e não achamos nada – além do tempo que perdemos. Pára e arruma a mesa e nota como se acalma rapidinho. Nossa mente fica confusa com a bagunça e isso drena energia que você poderia estar usando para produzir. Mesmo daqueles que dizem que a sua bagunça é arrumada, rsrsrs.

Sei que não é realista aquela mesa de foto de revista, como essa aí em cima, mas defendo que você tenha um sistema claro (para você) do que deve ou não ficar sobre sua mesa. O local da agenda, local do porta caneta e papel de recado (perto do telefone, please!), o local do seu caderno de tarefas, etc. Assim você ganha tempo, e energia, em vez de ficar procurando as coisas toda vez que for usar ;).
Por exemplo, se seu caderno de tarefas fica sempre no mesmo lugar, mesmo “afogado” em papéis você vai saber onde ele está.

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AMBIENTE
Garanta que seu ambiente de trabalho tenha os recursos mínimos, de estrutura e de escritório, para o desenvolvimento de suas atividades e persista em mantê-lo arrumado e organizado.
Tenha um quadro na parede para lembretes e/ou calendário e cuide para que a iluminação seja boa, de modo que favoreça a sua visão.
Não tumultue com excesso de itens de decoração e enfeites que só poluem visualmente e dispersam sua atenção.
Sua energia fluirá muito melhor e seu rendimento aumentará se você mantiver a ordem.

Deixe o seu cérebro livre para focar nos seus grandes objetivos, em vez de ficar procurando aquele documento ou uma caneta.

E vamos potencializar sua produtividade!

Agenda Compartilhada

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Fonte: Google

Com a enxurrada de opções de gadgets que temos hoje é fundamental escolher poucos para aproveitar ao máximo as suas funcionalidades.

Sou muito fã e defensora do papel e caneta, mas nos dias atuais precisamos nos valer das facilidades que a tecnologia nos oferece para dar conta dos papéis que desempenhamos. E verdade seja dita nossa vida está no smartphone, rsrsrs.
Eu uso e muito um aplicativo no celular, a Google Agenda (ou calendar), para garantir o controle dos meus compromissos. Desde a aula do Pilates 2 vezes por semana até melhor festa de final de ano até agora (sim! Já está na minha agenda a festa de dezembro!).

Em outro post te conto a infinidade de recursos da google agenda hoje vamos nos ater a falar da 38ª maravilha moderna do mundo, rsrsrs que é a agenda compartilhada. Se você tem um gmail, você tem acesso a todos os aplicativos do Google, incluindo a agenda.

A principal vantagem é que você pode acessar pelo computador, tablet ou celular e por várias pessoas.

Como o próprio nome já diz, a ideia é que mais de uma pessoa possa acessar – e alterar – as informações cadastradas na agenda de onde quer que esteja.

Como te permite criar várias agendas, você pode definir com quem quer dividir cada uma e definir uma cor que a identifique. Pode até definir quem poderá alterar a agenda.
Assim é possível estabelecer diferentes destinos para cada agenda.
É possível ter uma agenda do filho que os pais compartilham, uma agenda daquele projeto do trabalho com pessoas de diferentes departamentos, uma agenda com as pessoas do administrativo da sua empresa, da secretária com o gestor, uma agenda do casal, e outras mil possibilidades.

Uma agenda compartilhada é uma estratégia muito efetiva para diminuir os problemas de comunicação, por que não fica na dependência da memória das pessoas envolvidas. Você pode consultar pelo celular antes de marcar um compromisso, o que já vai evitar que marque dois compromissos pro mesmo horário, tanto pra você quanto para os demais envolvidos. Afinal, #quemnunca fez altos planos pro fim de semana e depois descobriu que já tinha uma festa marcada a meses, do melhor amigo do seu marido?

Além disso, é uma ferramenta de produtividade incrível porque você consegue ter uma visão clara dos seus compromissos e com quem eles serão. Ficará mais fácil você se preparar para uma reunião daquele projeto, quando ver a cor da agenda dele entre os compromissos da semana seguinte.

É claro que criar uma agenda compartilhada não te dá o direito supremo de marcar compromissos com as pessoas, ou para as pessoas, sem consultá-las. Porém te possibilitará não marcar um almoço de domingo com a sua mãe por que já está agendado – na sua agenda de casal – um almoço de domingo com a sua sogra, ou com o casal de amigos do seu marido. E vai impedir que sua secretária diga, para um cliente importante, que você estará na empresa tal dia quando na verdade estará viajando.

É claro, que estou aqui te contando a minha experiência e a minha opinião, e como todas as opções quando se fala de aplicativos,  a agenda compartilhada precisa ser testada por você. Explore as opções que o Google Agenda te oferece, teste por uma semana para ver o que funciona pra você. Crie a sua – se ainda não usava – e mais duas compartilhadas e programe compromissos mesmo que fictícios. Combine com duas pessoas e testem para ver como se adapta com as diferentes cores que aparecerão no seu calendário, use a opção de visualizar semanal e mensal, teste os tipos de lembrete (e-mail, celular, uma semana, um dia, uma hora, etc) para ver o que e como funcionará para você. E então aplique no seu dia-a-dia.

E vamos combinar, né?  Agenda não se preenche sozinha, nem manda lembretes por pensamento, beleza? Kkk
Quando falo em usar é usar.  Cadastrar os compromissos,  olhar a agenda logo no início e no fim do dia, configurar os lembretes pra quando o compromisso exigir uma preparação e o que mais for necessário.

E você? Já usa agendas compartilhadas? Se sim, conta nos comentários para que finalidade você usa para inspirar outros amigos ;).

Um abraço,
Gheyza Oliveira