O registro dos objetivos de curto, médio e longo prazo te levarão mais longe

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“Se não importa para onde vai, não importa que caminho vai tomar”. Alice no País das Maravilhas

Ter consciência do que se quer e para quando quer. É disso o que se trata,  para mim, quando falamos de estabelecer objetivos.
Não se trata de nada engessado e quadrado, não é regra que você morrerá se não cumprir exatamente o que escreveu naquele prazo, rsrs. 
É ter uma direção a seguir, para te nortear na hora de fazer escolhas. Seja para que área da vida for, as decisões são mais favoráveis quando elas tem um embasamento. E os objetivos nos ajudam a ter esse embasamento. Se tenho uma meta de economizar x reais por mês por conta do meu objetivo do plano de aposentadoria, isso irá embasar a minha decisão de não comprar algo fora do orçamento, por exemplo.

Objetivo é aquilo que desejamos alcançar  através de uma ação clara e explícita. É aquilo que nos move.  É a nossa bússola. Um objetivo se desdobra em metas, que se desdobra em tarefas e/ou ações.

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Como você já deve ter percebido, eu sempre bato na tecla de ter a consciência dos seus objetivos. Eu acredito que sem consciência de quem somos e do que queremos, simplesmente seguimos a vida sendo guiados pelos objetivos dos outros. Que nos demandam coisas e necessidades que eles já tem consciência de que precisam. E quando nos damos conta, os anos já passaram e apesar de estar sempre em movimento e “na correria” não alcançamos os nossos grandes sonhos, pelo simples fato de que eles não nortearam as nossas decisões diárias.

Registre seus objetivos, saiba de cor quais são e por que eles são importantes. Tenha os como um norte mesmo.

Então vamos falar sobre a divisão dos objetivos na linha do tempo, os objetivos de curto, médio e longo prazo.

Objetivos de longo prazo são aqueles objetivos a serem alcançados em um prazo acima de cinco anos. Pode ser 10, 20, 30 também,  rsrs. Aqui entram também os objetivos de vida, além do que se quer ter o que você quer ser. 
A mestra Thais Godinho,  do blog Vida Organizada ,  diz– e eu concordo – que os objetivos de longo prazo devem ir além e incluir os planos pra vida mesmo: objetivos de como quer ser lembrada, como quer ter vivido , o que quer ver quando olhar pra trás no fim da vida. Quer ter tido liberdade financeira?  quer ter sido referência na sua profissão?  quer ter sido o melhor pai, a melhor mãe? quer ter sido muito feliz? Inclua esses objetivos na sua lista. 
Defina quais são os seus objetivos pensando no que quer para daqui a cinco, dez anos, para a sua vida. Tenha em mente as grandes áreas da sua vida – familiar, profissional, espiritual, patrimonial, etc – e defina os seus objetivos.
Agora, defina poucos objetivos de longo prazo para que não se sinta sobrecarregada e desista deles pelo caminho por achar que não dará conta.

Os objetivos de médio prazo são aqueles acima de um ano a até cinco anos. São aqueles desejos que ainda não foi possível realizar por que exige um pouco de planejamento, sabe? Aquela viagem ao exterior, ter filho, casar, ter um carro, etc Lembre-se ao definir os seus objetivos de médio prazo que eles devem contribuir para os de longo prazo, assim fica mais

Os objetivos de curto prazo são o agora, os objetivos para até um ano. São os objetivos mais práticos e do dia-a-dia. Eles são os degraus para os objetivos de médio e longo prazo, é o que você pode fazer hoje para conseguir alcançar aqueles objetivos. Se você colocou como objetivo de médio prazo fazer uma viagem para o exterior, defina um objetivo de curto prazo de juntar x reais por ano ( ou por mês) até a data da viagem e um de estudar o idioma do país pra onde vai, por exemplo.

Uma vez seus objetivos traçados destrinche-os em metas e ações. Por que é aí que a ação começa.

Revise sempre seus objetivos,  eles precisam estar claros na sua cabeça para te conduzir no caminho certo. E não se acanhe de mudar de objetivos,  estamos sempre passando por mudanças, por aprendizados e isso se refletem nos objetivos.

Eles tem de refletir você, ok?

Então mãos a obra!
 

Um abraço,
Gheyza Oliveira

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Bullet Journal – o que é e como usar

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Organização exige vontade e disciplina no início, mas depois torna-se algo natural e orgânico. Quando vira hábito, naturalmente realizamos as atividades de forma mais organizada. Ontem falei com uma amiga, que me dei conta que tenho uma tarefa grande se aproximando e na mesma hora já me “baixou” um check-list rsrsrsrs.

Então, meu convite hoje é para você que quer iniciar uma organização de forma eficiente. Minha amiga Carol me pediu esse post então lá vai.

Conheça o Bullet Journal, ele é uma ferramenta ótima para quem quer iniciar de uma forma mais simples e prática.

Bullet Journal é um sistema que podemos definir como o uso de um caderno que concentra todas, ou quase todas, as suas atividades.  Ele é ideal para pessoas que tem o hábito de espalhar em diferentes locais o que precisa fazer e acaba se perdendo. Sabe aquele monte de “post-it“e papéis de rascunho que você anota e acaba esquecendo onde colocou? Junte tudo no Bullet e tenha controle do que precisa ser feito e de como estão andando os seus projetos.

Normalmente as pessoas usam um caderno estilo “Moleskine” com folhas quadriculadas para o Bullet, como na foto abaixo. Só que ao meu ver você pode começar com o caderno que já tiver aí agora,  afinal o importante é começar. 😉

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Vamos a como funciona

O sistema ensina a você numerar as páginas do caderno e na primeira página dupla escrever Índice onde irá colocar os meses e ao lado de que página a que página foi. Assim poderá achar mais facilmente as informações indo direto a página,  caso saiba o mês. Escreva só os meses, e no fim de cada mês anote as páginas usadas para aquele mês.  Ex. Março – 25 a 38.
Isso permite começar a qualquer momento a implementação desse sistema em contrapartida da agenda que fica com as páginas em branco.

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Na próxima página, coloque o mês no topo e liste os dias do mês como número e como letra do dia da semana. Ex. 1- Q, 2 – S. Ao lado de cada dia coloque o objetivo para aquele dia ou a tarefa número 0 (aquela que você morre se não fizer, sabe? kkkkk) . Se preferir, pode deixar para anotar no final do dia e escrever o seu grande sucesso do dia.

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Na página ao lado já comece o seu bullet propriamente dito. Anote o dia no topo e liste as tarefas a serem realizadas com um quadradinho no início para que você possa marcar quando concluir, como mostra a foto abaixo. Nesse caso, não precisa priorizar, vá listando conforme for lembrando e pode acrescentar ao longo do dia.

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O sistema tem uma simbologia própria para facilitar a diferenciação dos tipos de atividades,  já que estão todas em lista. Essas da imagem são as básicas e você pode criar a sua própria se preferir, usando cores, inclusive, no lugar dos símbolos.
Como as referências são em inglês segue um mini glossário:

Task = tarefa
Subtask = subtarefa ou ação “desdobrada” de uma tarefa
Event = evento ou compromisso
Explore = pesquisar
Priority = prioridade
Completed = completa
Note = Anotações

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Quando você não consegue fazer ou terminar a tarefa, você deixa o quadradinho em branco. No dia seguinte você olha a sua lista do dia anterior, e verifica se ficou algum quadradinho em branco e passa para o novo.
Há pessoas que orientam que você leve as tarefas não realizadas em um mês pro outro, eu acho muito tempo e sugiro que leve pro próximo dia, pra não se perder. 

É isso! Viu como é simples?

Você pode incrementar e ter listas fixas de compras, cardápio da semana, livros para ler ou o que sua criatividade mandar. Coloque no índice onde estão para facilitar a busca.

Minhas considerações

Esse sistema é bem funcional para quem está começando a se organizar. Pois é um grande passo por já concentrar os afazeres de uma forma simples e prática.
Para mim, ele é exatamente isso: um primeiro passo simples e fácil, para quem quer criar o hábito de se organizar e já desistiu de agenda e papeizinhos. Que no fim você ainda depende de outros aplicativos, ou da sua memória,  uma vez que ele não te permite já anotar atividades para dias futuros, o que é pouco producente.

Considero que a legenda foi uma ótima solução para que possamos colocar outros tipos de ações no bullet que não seja do tipo “feito ou não feito” dando mais abrangência a lista a ser feita.

E definitivamente o ponto alto do bullet é a flexibilidade,  por serem páginas em branco você pode fazer anotações, abaixo das tarefas daquele dia, sem atrapalhar o dia seguinte.  Então, as anotações de um curso ou reunião vão ter todo espaço do mundo dentro do dia que você participou e estará a mão qd precisar. Pode ainda criar uma lista de um projeto novo no meio do caderno. Ou pode pular os dias de férias e retomar na mesma página quando voltar.

E o ponto baixo é que é totalmente no papel,  se esquecer seu caderno em casa ou no trabalho não terá como resgatar o que precisa fazer. Para minimizar isso, eu sugiro que faça backups regulares escaneando para o evernote assim poderá acessar de onde estiver. 

Um abraço,
Gheyza Oliveira

Planilha de Orçamento Pessoal

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Fonte: Google

Acredito que somos a nossa própria empresa – a primeira e mais importante empresa.
Na questão financeira, assim como as empresas temos receitas e despesas, contas, planos,  credores, devedores.
A nossa única diferença para as empresas é que não controlamos nosso orçamento! Como pode isso??

Você consegue imaginar uma empresa que gasta mais do que ganha? Que não pague seus fornecedores? Que não saiba qual é o seu faturamento? Ou que não faça a gestão do seu orçamento??
Então por que imagina que você,  sua própria e mais importante empresa,  pode essas coisas???

Assim como as empresas, precisamos cuidar de nossas finanças, ter clareza do nosso orçamento. Saber o quanto entra e como está sendo gasto/investido o nosso dinheiro. Isso nos permite gerir o nosso orçamento,  fazer planos conscientes para o futuro. Afinal, a maioria dos nossos sonhos e planos envolvem dinheiro,  não é verdade?

Para que isso seja possível e viável, hoje eu sugiro o uso de uma planilha de controle do orçamento pessoal.

Existem inúmeras opções de planilhas já prontas na Internet pra você pegar ou você pode criar a sua. Pode ser em um caderno como na imagem abaixo, se você prefere o papel.
Baixei essa  aqui do Idec pra você já colocar a mão na massa.

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Na prática,  a ideia da planilha é que você tenha uma visão completa das suas finanças.  Contas, gastos, investimentos,  tudo ali a sua vista, onde vai cada centavo. Ok, ok, cada real vai kkkkk

Vamos lá então.

Liste todas as suas receitas.  Tudo que você recebe – salário,  lucro de vendas, aluguel,  mesada, pensão, etc – coloque o valor ao lado e a data prevista para receber (assim poderá planejar os pagamentos).
Liste então,  todas as suas despesas fixas. Aquelas que você paga todo mês e o valor não muda – aluguel, condomínio,  celular, etc -.
Depois liste todas as despesas fixas variáveis.  Aquelas contas que você paga todo mês e o valor muda – luz, água,  cartão de crédito,  etc -. Faça uma média dos últimos três meses para estimar o valor que colocará na planilha.
No caso do cartão de crédito, anote ao longo do mês anterior o que comprou e saberá quanto será a próxima fatura.
E finalmente defina algumas linhas para as despesas pontuais. Coisas como restaurantes, cinemas, presentes de aniversário, comprinhas, etc.
Como assim você não sabe quanto gasta com essas coisas?!? É,  agora entendo pq você diz que não sabe onde seu dinheiro está indo. Você realmente NÃO SABE 😱😱

Tome consciência!!! 

Tome consciência de quanto está gastando com esse tipo de despesa, por que normalmente é aí que as coisas se perdem. São 20 reais em uma blusa aqui, 60 reais em um presente ali e quando vê já se foi 30, 40% do seu orçamento. 
Tenha um valor estimado em sua planilha para esses gastos,  inclusive se for pagar no cartão de crédito. 
Afinal, em uma empresa até o lanche dos funcionários são calculados pelo empresário,  não são?? 

Agora, tire um tempo e alimente a sua planilha de forma consciente.  Coloque valores reais e não o que você gostaria que fosse. Ao longo do mês cheque se o que pagou foi o que previu, se não foi altere o valor na planilha. 
Seja realista no preenchimento e não se cobre demais agora, pois precisa saber de fato como as coisas estão para então começar a gerir seu orçamento. 

Agora, mais uma vez te lembro que somos seres de hábitos, nada muda da noite pro dia.
A planilha não vai se alimentar sozinha e nem controlar seu orçamento por você.  É preciso dedicação e persistência para se habituar a usar a planilha.  Tanto para alimentá-la, quanto para se ater aos valores estipulados ao longo do mês.

Claro que emergências surgem e são emergências, só que vamos combinar que jantar com os amigos ou aquele blusa irresistível não são emergências, ok?
Seja detalhista no primeiro preenchimento da planilha – coloque quantas linhas achar necessárias,  e inclua ou retire no futuro – para que abranjam suas receitas, despesas, poupança e investimentos. Assim poderá ter uma visão completa de suas finanças em um mesmo lugar. Isso tornará mais eficaz a gestão do seu orçamento e o planejamento do futuro.

Mas a gestão do orçamento vai ficar pra um próximo post. 😉

Alimente sua planilha e me conta nos comentários como foi.

Um abraço,
Gheyza Oliveira

Técnica Pomodoro

No último post falamos sobre fazer uma tarefa por vez e algumas pessoas devem ter ficado naquela “ah Gheyza! Falar é fácil quero ver na prática”

Antes de tudo quero te lembrar que somos seres de hábitos. Você precisa insistir por um  tempo agindo na nova forma até se acostumar. Ok?

E para te incentivar hoje vou falar sobre a técnica Pomodoro.

Essa técnica foi desenvolvida no final dos anos 80, por Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade. O nome vem de tomate em italiano, por causa dos timers de cozinha que ele usava (e muitos usam até hoje) para marcar o tempo do Pomodoro e do intervalo, que costumam ter o formato de tomate. 

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Na prática, a Técnica Pomodoro consiste em realizar uma atividade em blocos de 25 minutos, chamados de Pomodoro. Durante os quais você tem que trabalhar em uma única tarefa, com foco total.

É tempo cronometrado mesmo. Coloque um alarme no celular ou um cronômetro remissivo e se concentre exclusivamente na realização daquela tarefa até soar o alarme.

Sabe aquele relatório? A arrumação do guarda roupa? Ler e responder aquele monte de e-mails? Faça uma lista de suas tarefas do dia e  então coloque toda sua concentração em realizar uma até soar o alarme.

Quando soar o alarme pare. Pare mesmo sem terminar.

Descanse por cinco minutos. Levante, alongue-se, retorne as ligações.
Então, inicie um novo Pomodoro.

Após 04 Pomodoros faça uma pausa de 30 minutos.

Para te ajudar a perceber quanto tempo gasta para realizar uma tarefa, você pode colocar um x ao lado de onde a anotou após o término de cada Pomodoro. Assim saberá o tempo que levou para finalizar. 

Eu sei, eu sei que você está aí pensando que eu não tenho ideia do quanto o telefone toca ou te chamam no período de 25 minutos.

Antes de iniciar um Pomodoro avise as pessoas ao seu redor que irá se concentrar em uma atividade e que conta com a colaboração para que não haja interrupção. A menos que seja realmente urgente.  

O mesmo vale para as interrupções internas, afinal a mente não pára.  E parece que quando paramos para fazer algo é que mais lembramos de tudo que temos de fazer, não é? Não interrompa o Pomodoro por causa delas também.  Anote em um papel e mantenha o foco na tarefa que está realizando.
Lembra que alternar de tarefas desperdiça tempo?  😉

Eu penso que a Pomodoro não se aplica a todas as atividades e sim as que de fato precisam de concentração,  dedicação e foco. Não precisa de Pomodoro pra lavar louça ou responder emails corriqueiros, por exemplo.
Já para fazer, ou ler, um relatório, fazer um projeto,  arrumar um armário,  ou outra atividade que precise de total atenção,  a Pomodoro pode ser uma grande aliada para a sua produtividade. E isso depende mesmo da dinâmica de cada pessoa,  e você só vai saber se funciona pra você utilizando algumas vezes.

Experimente!! E me fala nos comentários como foi.

Um abraço,
Gheyza Oliveira

Esquece essa história de multitarefas

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Cada vez mais os estudiosos de produtividade vem reforçando que não somos seres multitarefas (pois é mulheres nos engaram direitinho kkkkk). 
O fato de fazermos mil coisas ao mesmo tempo não significa que estamos de fato sendo produtivos como podemos ser. Muitas vezes levamos o dobro do tempo para fazer uma tarefa do que levaríamos se estivesse fazendo só ela.

Faz um teste: Cronometre o tempo que você leva para escrever um e-mail enquanto vê TV e fala ao telefone. Depois cronometra o tempo que leva só escrevendo o mesmo e-mail.

Você não consegue colocar sua atenção em diversas coisas ao mesmo tempo. Quantas vezes você já parou de ouvir a conversa no telefone por que algo no computador ou na TV te chamou a atenção? Sua atenção está sempre em uma única coisa, o que acontece é que sobra um resquício de ouvido ou olhar que te parece atenção. 
Quando tentamos fazer várias coisas concomitantemente o que acontece é que perde-se um tempo precioso a cada vez que muda de atividade e perde de novo quando volta, e isso impede que se concentre e renda o seu melhor potencial. Por que existe um tempo necessário para que o cérebro se desligue de um assunto e se concentre no outro. Se você está sempre alternando impede que o cérebro de fato foque e você produza de forma eficaz.

“Onde você foca expande” nos ensina a lei do foco.

Quando você se concentra em uma tarefa por vez, consegue potencializar as suas capacidades para realizá-la, o que leva a concluir muito mais rápido e com melhor qualidade. 

Depois de algum tempo com o foco só naquilo, seu grau de percepção e de concentração aumenta consideravelmente e o cérebro consegue fazer conexões que te auxiliam a chegar na solução ou conclusão do que está fazendo.

É claro, que no dia-a-dia moderno precisamos nos desdobrar em mil e fazemos muitas atividades “no automático”. Não há nada de errado nisso. Só que precisamos ter clareza que não significa que estamos fazendo da melhor maneira e muito menos da maneira mais rápida. Quantas vezes fez um relatório parando para atender telefone ou responder e-mail e depois viu que escreveu algo errado ou pulou palavras? Ou pior, perdeu a linha de raciocínio. 

Retrabalho é sempre uma perda de tempo.

Ah! Vamos combinar que as tarefas e ações que estão diretamente ligadas as suas prioridades NUNCA podem ser realizadas sem concentração e foco, afinal elas são prioridade, ok?.

Experimenta um dia essa semana fazer uma tarefa por vez e depois me conta aqui nos comentários como foi  😉

Um abraço,
Gheyza Oliveira

Checklist de viagem

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Foto do Google

Tenho um perfil de personalidade que precisa de organização pra pensar melhor. Acredito que parar uma vez e planejar algo seja muito mais produtivo do que ficar lembrando de algo a fazer quando está fazendo outra coisa.
Assim é também nas viagens.  Sempre me valho de listas para me ajudar a organizar os detalhes.
 
Quando vamos viajar sempre temos coisas de última hora para fazer, e é muito mais fácil se concentrar no que precisa ser feito – como passar o trabalho pro colega, confirmar a reserva da pousada ou programar o pagamento de uma conta –  sem ser atordoada toda hora pela lembrança de que precisa fazer a mala.

Nessas horas, o checklist list de viagem (ou de mala) é uma “mão na roda”. 

Essa ferramenta é basicamente uma lista, que você pode optar por uma já pronta (como a abaixo que peguei no google) ou fazer uma a mão livre ou em  uma planilha.

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A ideia é que você tire um tempo para pensar na sua viagem. A quantidade de dias, os passeios, as opções de atividades,  os tipos de restaurantes, o clima, o hotel,  os translados, etc, etc, etc…
Após visualizar toda a sua viagem – que pode ser de um fim de semana ou de um mês – você consegue perceber o que vai precisar levar e assim fazer uma lista.

Assim, quando for a hora de arrumar a mala será só pegar as coisas listadas e arrumar na mala. E evitar colocar coisas, como livros ou sapatos de salto, que não vai ter tempo de usar.

Essa lista pode ser feita a qualquer momento, desde muito antes da viagem até dias ou horas antes.

Ao fazer a lista com antecedência você consegue até ver que precisa comprar uma roupa, um sapato, um protetor solar….  E evitar a correria em cima do dia da viagem.

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Liste tudo que vai precisar levar na viagem: documentos,  lingerie, calças, blusas,  saco plástico pra roupa suja, quais serão as peças coringas, adaptador de tomadas, ou o que for que visualizou como necessário (necessário hein! nada de lotar a mala e carregar peso a toa, rsrs). 

Depois é só ticar quando for colocando na mala.

Você vai arrumar a sua mala em tempo recorde. Pois,  não precisará ficar olhando pra mala vazia, gastando tempo, pensando no que tem de colocar nela e em todo resto que ainda precisa fazer. 

Ser produtiva é otimizar seu tempo,  e é isso que o checklist de viagem proporciona.

Que tal experimentar??
Tire 10 minutos agora para imaginar a sua próxima viagem e fazer a lista do que precisa levar.
Me diz nos comentários como foi e se vai aplicar!

Um abraço,
Gheyza Oliveira